Wat zijn de stappen van een juist archiveringsproces?

Het belang van archiveren

Informatie enkel digitaal bewaren is voor duurzame toegankelijkheid niet voldoende. Anders dan papier is digitale informatie zonder specifieke voorbereiding later namelijk niet meer vindbaar of toegankelijk. Het is dus van groot belang dat er kwalitatief archiefbeheer plaatsvindt om de digitale informatie, zoals videotulen en vergaderstukken, archiefwaardig te maken én te houden. Onze oplossing voor digitale archivering maakt het mogelijk om eenvoudig en overzichtelijk uw informatie voor te bereiden op overbrenging naar een digitaal archief, ook wel een e-Depot genoemd. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor burgerparticipatie en goede bestuurlijke besluitvorming. Deze informatie is veelal digitaal beschikbaar via videotulen (het geheel van agenda, bijlagen, metadata en multimediale verslaglegging), die volgens de geldende wet- en regelgeving in aanmerking komen voor permanente bewaring in een archief.

Met onze Record Management module beheer en bereid je informatie op de juiste wijze voor om te voldoen aan de Archiefwet en bepalingen uit de geldende selectielijsten. Het alleen aansluiten op of tussentijds exporteren naar een DMS of zaaksysteem is niet voldoende om duurzame toegankelijkheid – en daarmee een juiste archivering – van bestuurs-, raads- en/of stateninformatie te waarborgen. Wij geven je tips om op eenvoudige wijze van start te gaan!

‍

Wat zijn de stappen van juiste digitale archivering?

Wij weten dat het soms best lastig kan zijn om je wegwijs te maken in een onderwerp zoals digitale archivering. Daarom hebben wij de belangrijkste stappen van het proces op een rijtje gezet:‍

‍

Stap 1 : Controleren‍

Controleer altijd eerst of alle stukken zijn toegevoegd aan de vergadering. Het is van uiterst belang dat het digitale verslag juist is voordat andere stappen plaatsvinden. Wil je het evenement namelijk tot bevriezing aanbieden, dan vervallen alle bewerkopties. Let in deze stap dus extra goed op de compleetheid van het digitale verslag.

‍

‍Stap 2: Ter bevriezing aanbieden‍

Bevriezen gebeurt in twee stappen. De beheerder van de vergadering rondt de vergadering af. Een tweede verantwoordelijke functionaris bevriest de vergadering definitief indien akkoord. Zo zijn er altijd vier ogen betrokken. ‍

‍

‍Stap 3: Beslis goed welke informatie vertrouwelijk is!‍

Bij vertrouwelijke informatie is het van belang dat er wordt gecontroleerd welke informatie openbaar kan worden gemaakt bij overbrenging naar het e-Depot. Controleer dit goed! Stel jezelf vragen zoals: Mag deze informatie openbaar worden gemaakt of moet de informatie het label beperking van openbaarheid krijgen? Dit mag bijvoorbeeld in het kader van invloed op de ‘persoonlijke levenssfeer’. ‍

‍

Stap 4: Voorleggen aan de archivaris

‍Als alle informatie is gecontroleerd en is klaargemaakt voor overbrenging kan de archivaris akkoord en advies geven op de stukken. Is de archivaris akkoord, dan kan er een SIP-file worden gecreeërd, welke over kan worden gebracht naar het e-Depot van jouw organisatie.

‍

‍Stap 5: Overgebracht = duurzaam bewaard‍

Nadat informatie vanuit het BIS/RIS/SIS is overgebracht naar het e-Depot van jouw organisatie, blijft het daar duurzaam bewaard! Samen met de co-creatiegroep werken we aan automatische overbrenging naar het e-Depot.

Hercertificering Politiek Portaal

De afgelopen paar maanden is het Product Management team bezig geweest met een traject om Politiek Portaal opnieuw te certificeren aan de hand van de archiveringseisen. Wij mogen het mooie nieuws delen dat Politiek Portaal (versie 2023) voldoet aan de vereisten gesteld aan record management in normering ISO 16175: 2020. Politiek Portaal mag wederom beschouwd worden als een ISO 16175: 2020 compliant applicatie (vastgesteld door Van Bussel Document Services). Dit maakt NotuBiz de enige RIS/BIS-leverancier met de normering ISO 16175: 2020.

‍

Ik loop nog steeds tegen problemen aan...

Heb je de module Recordmanagement al afgenomen, maar vind je het lastig om te beginnen? Of heeft jouw organisatie simpelweg de capaciteit niet om dit project van de grond te krijgen? Dat snappen wij volkomen. Wij staan altijd klaar om samen te denken over de stappen die we kunnen nemen om het proces makkelijker te maken. Neem contact op met jouw accountmanager en vraag naar de mogelijkheden.