Samenwerken in Politiek Portaal: zo werk je slimmer én sneller

Samenwerken in het RIS; hoe werkt het nu?‍

Binnen het Raadsinformatiesysteem (RIS) worden vergaderstukken vooraf klaargezet door beheerders, zoals de griffie. Raadsleden gebruiken deze documenten ter voorbereiding en voegen daar hun eigen annotaties en notities aan toe. Zoals senior product owner Maarten Lierop uitlegt: “Deze stukken worden door raadsleden vooraf aan de vergadering gelezen. Daarin kan men annotaties toevoegen.”

In de huidige situatie zijn deze aantekeningen vooral bedoeld voor persoonlijk gebruik. Delen kan wel, maar gebeurt per losse notitie. “Dat doe je wel per annotatie, per notitie,” aldus Maarten. Zeker bij omvangrijke documenten met veel opmerkingen kost dat veel tijd en moeite.

In de praktijk wijken gebruikers daarom vaak uit naar andere kanalen. “Daarvoor zien we dat er eigenlijk van alles wordt gebruikt,” vertelt hij. Documenten en annotaties worden gedeeld via mail of berichtenapps, afhankelijk van persoonlijke voorkeur. Dat lijkt handig, maar zorgt ook voorversnippering en onduidelijkheid.

Maarten vat het samen: “Dat heeft allerlei nadelen vanuit informatiebeveiliging, maar ook voor gebruikers zelf.” Informatie raakt verspreid, is lastig terug te vinden en vraagt veel handmatige handelingen. Daardoor wordt samenwerken binnen het RIS onnodig complex en minder efficiënt.

Twee vormen van samenwerking‍

Samenwerken binnen de lokale overheid kent verschillende vormen. Sommige samenwerkingen zijn structureel, andere ontstaan tijdelijk rondom een onderwerp of dossier. Daarom maakt Politiek Portaal onderscheid tussen vaste groepen en ad hoc samenwerking. Zoals Maarten Lierop uitlegt: “We maken het verschiltussen samenwerken in vaste groepjes en het ad hoc samenwerken.”

Vaste groepen bestaan bijvoorbeeld uit fracties, commissies of gremia. “Die vaste groepjes kunnen zijn fractiegenoten, fractie voorzitters onderling of de gemeenteraad,” aldus Maarten. Binnen deze groepen wordt regelmatig samengewerkt aan dossiers, voorstellen en vergaderstukken. Ook commissies vallen hieronder, omdat zij een terugkerende samenstelling hebben.

Daarnaast is er de meer informele, tijdelijke samenwerking. Denk aan overleg tussen wethouders, raadsleden of externe adviseurs. “Natuurlijk vindt er ook wel samenwerking plaats die je niet in vaste groepjes doet.” Deze vorm ontstaat vaak spontaan en vraagt om flexibiliteit.

Beide manieren van samenwerken zijn belangrijk binnen het politieke proces. Tegelijkertijd vragen ze om verschillende ondersteuning in het systeem. Waar vaste groepen behoefte hebben aan structuur en overzicht, draait ad hoc samenwerking vooral om snelheid en gemak. Juist daarom is het belangrijk dat Politiek Portaal beide vormen goed faciliteert.

‍

“Het samenwerken is niet meer een kwestie van op heel veel deelknopjes drukken.”

‍

Werkgroepen: de nieuwe manier van samenwerken‍

Om samenwerken eenvoudiger en overzichtelijker te maken, beginnen we met werkgroepen. Deze vormen een aanvulling op de bestaande manier van annoteren en delen. Zoals Maarten het omschrijft: “Bovenop de huidige manier van werken gaan we iets bieden wat we werkgroepen noemen.”

Een werkgroep werkt als een besloten samenwerkingsruimte binnen het systeem. “Denk maar aan WhatsApp-achtige groepjes,” legt hij uit. Gebruikers stellen zelf een groep samen, geven deze een naam en nodigen collega’s uit. Binnen zo’n groep kunnen documenten worden gedeeld en gezamenlijk worden voorzien van annotaties.

Het grote voordeel is dat opmerkingen automatisch zichtbaar zijn voor alle leden: “Het samenwerken is niet meer een kwestie van op heel veel deelknopjes drukken.” Door simpelweg in een document te werken, deel je je inzichten direct met de rest van de groep.

Dat maakt samenwerken niet alleen gebruiksvriendelijker, maar ook veiliger en efficiënter. Documenten blijven binnen het systeem en zijn altijd terug te vinden. Zo ontstaat er één centrale plek waar inhoud, contexten samenwerking samenkomen.

Zo werken werkgroepen

In de dagelijkse praktijk zorgen werkgroepen vooral voor rust en overzicht. Alle documenten, annotaties en samenwerkingen rondom een onderwerp komen samen op één plek. Product owner Elma van Lier benadrukt daarbij het gebruiksgemak: “Je ziet hier de werkgroepen waar je lid van bent en kunt daar direct documenten aan toevoegen.”

Gebruikers kunnen zowel eigen bestanden als stukken uit het RIS koppelen aan een werkgroep. Daardoor werk je altijd met actuele documenten, zonder losse versies via e-mail of andere kanalen. Alles blijft centraal beschikbaar voor de betrokkenen.

Ook de toegankelijkheid speelt hierbij een belangrijke rol. Of je nu werkt via de webomgeving of de NotuBox: de werkwijze blijft hetzelfde. “Die twee zijn hierin gelijk aan elkaar,” aldus Elma. Dat maakt het systeem herkenbaar en laagdrempelig in gebruik.

Het resultaat is een overzichtelijke werkomgeving waarin samenwerken vanzelfsprekend wordt. Informatie raakt niet meer versnipperd, en gebruikers hoeven niet te zoeken naar de juiste versie of bijbehorende opmerkingen. Zo ondersteunt Politiek Portaal het dagelijkse werk op een natuurlijke en efficiënte manier.

Praktische toepassingen: hoe werkt samenwerken in de praktijk‍

De kracht van werkgroepen zit vooral in de manier waarop ze aansluiten op het dagelijkse werk binnen gemeenten. In de praktijk ontstaan er veel momenten waarop snel en overzichtelijk samenwerken nodig is. Maarten noemt meerdere herkenbare voorbeelden. Zo geven gebruikers aan dat werkgroepen ideaal zijn voor overleg binnen het college of tussen wethouders en strategisch adviseurs. “Dan wil je snel opmerkingen kunnen plaatsen en er niet te veel over na hoeven denken hoe je dat moet delen,” vertelt hij.

Ook binnen de raad bieden werkgroepen uitkomst. Denk aan het gezamenlijk voorbereiden van moties of amendementen. Een voorstel kan binnen een werkgroep worden gedeeld, waarna andere raadsleden hierop reageren met annotaties. “Op die manier kunnen raadsleden onderling in gesprek zijn over zo’n motie,” aldus Maarten. De indiener kan deze feedback vervolgens verwerken in een nieuwe versie.

Voor griffies creëren werkgroepen extra overzicht. Opmerkingen bij college- of raadsstukken blijven gekoppeld aan het juiste document en de juiste groep. Hierdoor is altijd duidelijk welke versie actueel is en welke afspraken zijn gemaakt.

Zoals Maarten samenvat: “Hoeft dat allemaal niet meer per mail.” Samenwerken verloopt sneller, overzichtelijker en volledig binnen Politiek Portaal.

Vooruitblik: blijven investeren in slimme samenwerking‍

De ontwikkeling van werkgroepen staat niet stil. NotuBiz ziet samenwerken binnen Politiek Portaal als een proces dat meegroeit met de praktijk en de wensen van gebruikers. Verdere uitbreiding is al in voorbereiding: “Je kan uiteindelijk dus ook zelf werkgroepen aanmaken. Dat zijn we nu aan het ontwikkelen,” vertelt Maarten.

Op dit moment worden werkgroepen nog centraal ingericht, maar in de toekomst krijgen gebruikers hier meer regie over. Dat sluit aan bij het doel om samenwerken flexibeler en laagdrempeliger te maken: “Het hele idee van werkgroepen is dat je zelf dynamisch kan samenwerken met je collega’s.”

Deze doorontwikkeling is ook gericht op de komende raadsperiode. “We hebben dit zo gepland dat de nieuwe raad dadelijk met werkgroepen kan gaan samenwerken,” legt hij uit. Daarmee speelt Politiek Portaal in op de behoefte aan een soepele start na de verkiezingen.

Door continu te investeren in nieuwe functionaliteiten en gebruiksgemak blijft NotuBiz gemeenten ondersteunen bij een moderne en toekomstbestendige manier van werken. Zo ben je niet alleen vandaag goed georganiseerd, maar ook klaar voor wat komt.

Maak samenwerken eenvoudiger‍

Slim samenwerken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met werkgroepen en andere samenwerkingsfunctionaliteiten in Politiek Portaal werk je veiliger, overzichtelijker en efficiënter samen binnen één vertrouwde omgeving. Of het nu gaat om moties, dossiers of voorbereiding op vergaderingen: alles komt samen op één plek.

Benieuwd wat deze manier van werken voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een demo of persoonlijk advies. We denken graag met je mee over een oplossing die past bij jouw werkwijze.

‍