De checklist voor een goed voorbereide begrotingsbehandeling

Voor de vergadering

Vergaderkalender gecontroleerd. Controleer of de begrotingsbehandeling, eventuele extra vergaderavonden en technische sessies correct in de vergaderkalender staan. Kijk ook of alle betrokkenen toegang hebben tot de juiste informatie.

Begrotingsstukken gepubliceerd. Zorg dat de ontwerpbegroting en bijbehorende stukken tijdig openbaar staan, zowel op de website als in het vergadersysteem. Vergaderingen van de raad zijn in beginsel openbaar, en dat geldt ook voor de onderliggende stukken.‍

Contactpersonen geïnformeerd. Laat de griffier, voorzitter, portefeuillehouder financiën en ambtelijke ondersteuning vooraf weten wat er van hen wordt verwacht. Zo weet iedereen bij wie ze terechtkunnen met vragen over inhoud, procedure of techniek.

Gebruikers en rechten gecontroleerd. Controleer of alle raads- en commissieleden toegang hebben tot de juiste systemen en documenten. Zo voorkom je dat nieuwe of gewisselde leden vlak voor de vergadering tegen inlog- of autorisatieproblemen aanlopen.

Spreekvolgorde en agenda gereed. Leg de spreekvolgorde, spreektijd per termijn en de opbouw van de agenda vooraf vast. Deel dit ruim van tevoren, zodat fracties hun bijdrage erop kunnen afstemmen.

Proces voor amendementen en moties afgesproken. Spreek af hoe amendementen en moties worden ingediend, genummerd en verspreid, en tot welk tijdstip dit kan. Werk je met een vergadersysteem waarin amendementen en moties direct aan het juiste agendapunt worden gekoppeld? Dan blijft voor iedereen duidelijk welke versie actueel is.

Tijdens de vergadering

Livestream en publicatie gecontroleerd. Test de livestream vooraf op beeld en geluid, en deel de link op tijd met inwoners en pers. Controleer ook of de opname na afloop eenvoudig terug te vinden is voor inwoners en raadsleden. Heb je hierbij hulp nodig? Wij staan uiteraard voor je klaar.

Na de vergadering

Actiepunten voor na de vergadering voorbereid. Bepaal vooraf wie aangenomen amendementen en moties verwerkt, wie de besluitenlijst opstelt en binnen welke termijn. Zo blijft de opvolging niet liggen zodra de aandacht alweer naar de volgende raadsvergadering gaat. Met de module Besluitenlijsten binnen het Politiek Portaal vul je per agendapunt direct het besluit en de stemmingsuitslag in, zodat die opvolging meteen op orde is.

Een afvinklijst voorkomt verrassingen

Een drukke politieke periode zoals het begrotingsseizoen verloopt zelden helemaal volgens plan, maar met deze acht punten op orde begin je niet met een achterstand.

Tip: download deze checklist, deel hem met collega's of loop hem samen door tijdens de voorbereiding op de behandeling van de programmabegroting. Een half uur controleren vooraf kan op de vergaderavond zelf veel tijd besparen.