De impact van AI op bestuurlijke besluitvorming: kans, complexiteit en verantwoordelijkheid

AI in de publieke sector: geen gewone innovatie‍

AI is binnen de publieke sector geen gewone innovatie. Gemeenten en provincies opereren in een bestuurlijke context waarin nuance, politieke gevoeligheid en maatschappelijke impact centraal staan. Zoals Elma aangeeft: “Waar wij natuurlijk vanuit onze doelgroep veel rekening mee moeten houden, is de politieke kleur, bias en wie is er nou verantwoordelijk eigenlijk voor de input en de output.”

Daar komt bij dat veiligheid en privacy altijd een rolspelen. De vraag leeft nadrukkelijk wat er met gegevens gebeurt binnen AI-toepassingen. Elma benoemt dat ook expliciet: “Gegevens die bijvoorbeeld in het RIS staan, worden die ook zomaar door een AI uitgelezen? Het antwoord daarop is nee.”

Dat vraagt om bewuste keuzes. Niet alleen over wat technisch mogelijk is, maar over wat bestuurlijk wenselijk is. Zoals ze het zelf formuleert: “Wat zijn dan de afwegingen voor het gebruik van AI? Waarvoor zou je het wel willen inzetten? Waarvoor zou je het ook absoluut niet willen inzetten?” Juist die vragen vormen de basis voor verantwoorde inzet.

Waar wordt AI nu voor gebruikt?‍

De praktijk laat zien dat AI inmiddels voorzichtig zijn weg vindt binnen gemeentelijke organisaties. Toepassingen als samenvatten en het ondersteunen bij raadsvoorstellen worden al verkend. Dat is logisch, want informatie kan omvangrijk en verspreid zijn. Zoals Elma aangeeft: “Dat horen we wel vaker, dat informatie soms wat lastiger te vinden is.”

Tegelijkertijd vraagt het gebruik van externe AI-tools om voorzichtigheid. Wanneer informatie buiten het eigen systeem wordt gebracht kan context verloren gaan of kan onbedoeld onjuiste informatie worden toegevoegd. “Dan kan je er of nog iets bij hallucineren, noemen we dat. Of hij snapt de context niet”, benoemt Elma.

Daarom is het uitgangspunt helder: “Dat is ook de reden dat wij nu vanuit NotuBiz ook zelf aan het ontwikkelen zijn. Zo blijft die informatiegewoon netjes binnen het systeem.” AI als ondersteuning, maar altijd binnen bestuurlijke kaders.

AI als middel voor transparantere besluitvorming‍

AI kan meer zijn dan een efficiëntietool. Het kan bijdragen aan inzicht en transparantie binnen bestuurlijke processen. Zoals Elma het tijdens haar toelichting formuleert: “AI maakt besluitvinding inzichtelijker en kan bijdragen aan meer vertrouwen binnen gemeentelijke processen.”

Een belangrijk voordeel zit in het toegankelijk maken van informatie. In plaats van zoeken op losse trefwoorden, kun je gerichter vragen stellen. Daarmee wordt relevante informatie sneller zichtbaar, óók wanneer die verspreid is over meerdere vergaderingen of momenten.

Tegelijkertijd blijft nuance essentieel. AI ondersteunt, maar neemt geen besluiten. Het helpt om verbanden te leggen en informatie boven tafel te krijgen, maar de duiding en beoordeling blijven mensenwerk. Transparantie ontstaat niet alleen door technologie, maar door de zorgvuldige manier waarop je die inzet.

Praktijkvoorbeeld: VideoSearch‍

Een concreet voorbeeld van AI in de praktijk is VideoSearch van NotuBiz. Deze toepassing maakt het mogelijk om vergaderingen inhoudelijk te doorzoeken op basis van wat er daadwerkelijk is gezegd. Zoals Elma toelicht: “Hij werkt op basis van de gesproken tekst. Dus écht wat er gezegd is in de vergaderingen en niet op basis van stukken van de vergaderingen.”

Gebruikers kunnen niet alleen zoeken op trefwoorden, maar ook vragen stellen. “Dus je kan echt gewoon een vraag stellen over iets wat jij wilt weten.” Het systeem koppelt vervolgens relevante fragmenten en kan daar zelfs een samenvatting van maken.

De kracht zit 'm in het leggen van verbanden tussen verschillende momenten. “Wat hier het mooie aan is, is dat je informatie krijgt wat uit allemaal losse fragmentjes komen. Allemaal losse video’s.” Daardoor ontstaat sneller inzicht in hoe een onderwerp zich over meerdere vergaderingen heeft ontwikkeld, mét directe verwijzing naar de bron.

Strategische keuzes voor gemeenten‍

De inzet van AI vraagt om bewuste keuzes. Niet alles wat technisch mogelijk is, is bestuurlijk wenselijk. Zoals Elma het scherp formuleert: “Wat zijn dan de afwegingen voor het gebruik van AI? Waarvoor zou je het wel willen inzetten? Waarvoor zou je het ook absoluut niet willen inzetten?”

Die afweging begint bij de behoefte binnen de organisatie. Waar ligt de grootste meerwaarde? Bij het terugvinden van informatie? Bij het samenvatten van vergaderingen? Of bij het ondersteunen van documentprocessen? Tegelijkertijd moet duidelijk zijn waar de grenzen liggen. Context, politieke gevoeligheid en controle blijven essentieel.

Daarbij speelt ook de vraag waar AI wordt ingezet: binnen het eigen systeem of daarbuiten. Zoals eerder benadrukt: “Dat is ook de reden dat wij nu vanuit NotuBiz ook zelf aan het ontwikkelen zijn: zodat die informatie gewoon netjes binnen het systeem blijft.”

Gemeenten die strategisch nadenken over deze keuzes, zetten AI niet in als hype, maar als gerichte versterking van hun besluitvormingsproces. Daarmee wordt AI niet alleen een technische keuze, maar een bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Conclusie: innovatie vraagt bestuurlijke volwassenheid‍

AI is geen toekomstmuziek meer. Zoals Elma het helder stelt: “We kunnen niet achterblijven.” De technologie ontwikkelt zich snel en raakt direct aan informatievoorziening en besluitvorming binnen gemeenten.

Tegelijkertijd blijft één principe overeind: “Controle is nog steeds belangrijk.” AI kan ondersteunen, verbanden leggen en inzicht vergroten, maar bestuurlijke verantwoordelijkheid blijft mensenwerk.

Revoluties veranderen de manier waarop we werken. De AI-revolutie verandert de manier waarop we besluiten voorbereiden en onderbouwen. De vraag is niet óf je meebeweegt, maar hoe bewust en zorgvuldig je dat doet.

Klinkt dit interessant voor jouw organisatie? Neem gerust contact op om te verkennen wat onze AI-oplossing binnen jullie bestuurlijke processen kan betekenen.

‍