Samen werken aan één geïntegreerd systeem voor raad en college

Eén systeem, meerdere gebruikers

De aanleiding voor de aanbesteding lag in de overgang van de organisatie naar een nieuw zaaksysteem. Om informatie niet langer dubbel te hoeven verwerken, was het belangrijk dat het nieuwe raadsinformatiesysteem hier naadloos op aansloot. “Voor de griffie zijn alle doelstellingen gehaald,” legt men uit. “De raad werkt nu met een gebruiksvriendelijk systeem, en wij kunnen vanuit het zaaksysteem stukken overhalen naar het raadsinformatiesysteem en vice versa. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.”

Ook het college ervaart de voordelen van deze geïntegreerde aanpak. Het bestuurlijk informatiesysteem biedt overzicht in lopende besluiten en maakt het mogelijk om alle relevante documenten en verslagen op één centrale plek te beheren. “Het is prettig dat bestuurders maar op één plek hoeven te kijken en daar alles kunnen vinden wat ze nodig hebben,” zegt het college.

Toch staan er nog verbeterpunten op het wensenlijstje. Zo wordt gewerkt aan het verder verfijnen van de koppeling met het zaaksysteem, met name voor het ophalen van documenten en het terugsturen van genomen besluiten. Daarnaast wordt de digitale ondertekening van besluiten en besluitenlijsten nog gerealiseerd.

Korte lijnen, goede begeleiding

De samenwerking met NotuBiz tijdens de implementatie werd door beide partijen als positief ervaren. “De samenwerking was goed en laagdrempelig,” aldus de griffie. “We hadden korte lijnen met de projectleider en kregen snel antwoord op onze vragen.”

Ook het college herkent die ervaring: “Er werd goed meegedacht over de inrichting van het bestuurlijk besluitvormingsproces, niet alleen vanuit de raad, maar ook vanuit het college. Als een wens nog niet te realiseren was, werden we daarin goed meegenomen. Dat geeft vertrouwen.”

De grootste uitdaging tijdens het traject lag volgens Schagen in het overzetten van gegevens uit het vorige systeem. “Dat is bij elke implementatie het lastigste onderdeel,” vertelt de griffie. Voor het college speelde daarnaast de vraag hoe NotuBiz, van oorsprong een raadsinformatiesysteem, het beste kon worden toegepast op collegedossiers. “We hebben tijd nodig gehad om te begrijpen hoe de module Voorstellen werkt en waar we die wel en niet voor kunnen gebruiken. Maar door de begeleiding van NotuBiz is dat goed gelukt.”

Gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie

Een belangrijk voordeel van het systeem is volgens beide partijen de gebruiksvriendelijkheid. “De structuur is overzichtelijk en de koppeling tussen de verschillende modules maakt het werk een stuk efficiënter,” aldus de griffie. “Het koppelen van modules aan agendapunten van vergaderingen werkt erg prettig.”

Het college waardeert vooral dat dezelfde omgeving wordt gebruikt voor alle bestuurlijke overleggen. “Dat betekent dat bestuurders maar één systeem hoeven te kennen. Ze vinden er alles wat ze nodig hebben, van agenda’s tot besluiten en notities, op één plek.”

De reacties van eindgebruikers zijn positief. Voor raadsleden is NotuBiz grotendeels bekend terrein, omdat zij in het verleden ook met het systeem hebben gewerkt. “Daardoor verliep de overstap soepel,” zegt de griffie. “Voor het college was het even wennen, maar dat ging vrij snel.”

Evaluatie en wensen

Hoewel het systeem inmiddels goed draait, blijven er nog verbeteringen op de radar. Zo hoopt de griffie op korte termijn de mogelijkheid te krijgen om zelf uitzendingen van vergaderingen te testen. Het college kijkt vooral uit naar verdere uitbreiding van de koppeling met het zaaksysteem, zodat besluiten nog beter kunnen worden geïntegreerd in het interne proces.

Beide partijen geven aan tevreden te zijn over de samenwerking met NotuBiz. “We zouden een samenwerking zeker aanraden aan andere organisaties,” zegt de griffie. Ook het college deelt die mening: “Er wordt goed meegedacht, en dat maakt het verschil.”  “We hebben goed contact gehad met de projectleider en merken dat het systeem steeds beter aansluit op onze manier van werken. Dat is een mooi resultaat.”

Naar de toekomst

Met de succesvolle implementatie van RIS en BIS heeft de gemeente Schagen een stevige basis gelegd voor verdere digitalisering van het bestuurlijk proces. Tegelijkertijd blijven de betrokkenen realistisch over de uitdagingen die daarbij horen. “Het besluitvormingsproces blijft een ingewikkeld proces binnen geautomatiseerde systemen,” zegt de griffie. “Zeker omdat elke gemeente haar eigen werkwijze heeft. Daarom is het belangrijk dat we hierover met elkaar in gesprek blijven.”

Het college sluit zich daarbij aan en kijkt vooruit: “Er zijn nog verbeteringen mogelijk in het gebruik en de inrichting van NotuBiz voor collegevergaderingen en andere interne overleggen. Daarnaast zullen de ontwikkelingen rondom AI een rol gaan spelen. Daarbij vormen informatieveiligheid en beveiliging opnieuw belangrijke aandachtspunten.”

Conclusie

De implementatie van het NotuBiz-systeem in Schagen laat zien hoe raad en college gezamenlijk kunnen profiteren van één geïntegreerde oplossing. Dankzij de korte lijnen, de betrokken begeleiding en de gebruiksvriendelijke inrichting kunnen bestuurders, raadsleden en medewerkers nu werken vanuit één omgeving die het hele besluitvormingsproces ondersteunt. Daarmee is niet alleen een belangrijke stap gezet in efficiëntie, maar ook in transparantie en samenwerking binnen het lokaal bestuur.

‍