Hoe richt je veilig en efficiënt een ondertekenproces in?

Waarom gemeenten nog steeds tijd verliezen met ondertekenen

Hoewel veel processen binnen gemeenten inmiddels zijn gedigitaliseerd, bestaat het ondertekenproces vaak nog uit meerdere handmatige stappen. Een document wordt verstuurd, geprint, ondertekend, gescand en vervolgens weer teruggestuurd of opgeslagen. Dat lijkt misschien overzichtelijk, maar in de praktijk kost het vaak meer tijd dan nodig is.

Tijdens het webinar liet Jeffrey zien hoe een traditioneel ondertekenproces uit verschillende schakels bestaat. "Elke stap kost simpelweg gewoon tijd. Tijd en risico's." Denk bijvoorbeeld aan vertraging doordat een ondertekenaar niet aanwezig is, documenten die blijven liggen of onduidelijkheid over de status van een verzoek. Ook voor de verzender kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren. Wie heeft het document al ondertekend? Wie moet nog actie ondernemen? En waar bevindt het document zich op dit moment?

Digitaal ondertekenen neemt veel van deze knelpunten weg. In plaats van losse handelingen wordt het proces ondergebracht in één digitale workflow. Ondertekenaars ontvangen automatisch een verzoek, kunnen documenten eenvoudig digitaal ondertekenen en de verzender houdt gedurende het hele proces inzicht in de voortgang. Dat zorgt niet alleen voor tijdswinst, maar ook voor meer controle en minder kans op fouten.
‍

Wat maakt een elektronische handtekening rechtsgeldig?

Een elektronische handtekening is meer dan alleen een digitale versie van een handgeschreven handtekening. Tijdens het webinar legde Jeffrey uit dat er onderscheid wordt gemaakt tussen drie niveaus: de standaard, geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekening. Welke vorm het meest geschikt is, hangt af van het type document en het gewenste betrouwbaarheidsniveau.

Bij een standaard elektronische handtekening ontbreekt vaak de mogelijkheid om achteraf te controleren wie daadwerkelijk heeft getekend of of een document na ondertekening nog is gewijzigd. Daarom wordt binnen overheidsprocessen vaker gekozen voor een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. Hierbij wordt aanvullende informatie vastgelegd, zoals de identiteit van de ondertekenaar en de manier waarop de ondertekening tot stand is gekomen.

Volgens Jeffrey draait een rechtsgeldige elektronische handtekening om drie belangrijke elementen: integriteit, identiteit en intentie. Met andere woorden: je wilt zeker weten dat het document na ondertekening niet is aangepast, dat duidelijk is wie heeft ondertekend en dat de ondertekenaar bewust akkoord heeft gegeven. Deze informatie wordt vastgelegd in certificaten en bewijsdocumenten, waardoor achteraf aantoonbaar is hoe het ondertekenproces is verlopen.

“Welke vorm je kiest hangt af van het type document”

Niet ieder document vraagt om hetzelfde niveau van zekerheid. Daarom is het belangrijk om vooraf te bepalen welke vorm van elektronische handtekening het beste past bij het proces. Zoals Jeffrey tijdens het webinar toelichtte: "Welke vorm je kiest hangt af van het type document wat je wilt laten ondertekenen." Voor documenten met een lager risico kan een eenvoudige vorm van authenticatie voldoende zijn. Bij documenten waarbij de identiteit van de ondertekenaar extra belangrijk is, kunnen aanvullende verificatiemethoden worden ingezet.

Denk bijvoorbeeld aan sms-authenticatie, waarbij een ondertekenaar naast een e-mail ook een unieke code ontvangt. Voor interne processen kan Single Sign-On uitkomst bieden, terwijl voor documenten met een hoger risicoprofiel gebruikgemaakt kan worden van identificatiemiddelen zoals DigiD, eHerkenning of IDIN. Door het gewenste betrouwbaarheidsniveau af te stemmen op het type document ontstaat een proces dat zowel gebruiksvriendelijk als veilig is.

Digitaal ondertekenen vanuit NotuBiz in de praktijk

Tijdens het webinar gaf Ivan een demonstratie van de integratie tussen NotuBiz en ValidSign. Daarbij liet hij zien hoe een document rechtstreeks vanuit NotuBiz ter ondertekening kan worden aangeboden.

Het proces bestaat uit een aantal eenvoudige stappen:

1. Selecteer het document dat ondertekend moet worden.
2. Voeg één of meerdere ondertekenaars toe.
3. Stel indien gewenst een ondertekenvolgorde in.
4. Verstuur het document ter ondertekening
5. Ontvang het ondertekende document automatisch terug in NotuBiz.

‍
Na verzending ontvangen de ondertekenaars automatisch een e-mail met een beveiligde link naar het document. Afhankelijk van de gekozen instellingen kan aanvullende authenticatie worden toegepast, zoals sms-verificatie of Single Sign-On. Voor de ondertekenaar blijft het proces overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.

Een belangrijk voordeel van de integratie is dat het proces niet stopt zodra de handtekeningen zijn gezet. Nadat alle ondertekenaars hun akkoord hebben gegeven, wordt het document automatisch bijgewerkt en teruggeplaatst in NotuBiz. Hierdoor blijft alle informatie op één centrale plek beschikbaar en zijn extra handmatige handelingen niet nodig.

Zoals Ivan tijdens de demonstratie liet zien, verloopt het proces daardoor snel en blijft de status van documenten voor alle betrokkenen inzichtelijk.

Waarom integratie het verschil maakt

Tijdens het webinar werd duidelijk dat digitaal ondertekenen niet alleen draait om het vervangen van een handgeschreven handtekening door een digitale variant. De grootste winst zit in de integratie met bestaande werkprocessen. Zoals Jeffrey het verwoordde: "Het ondertekenproces onderdeel kan worden van het bestaande werkproces."

Wanneer medewerkers moeten schakelen tussen verschillende systemen, ontstaan extra handelingen en neemt de kans op fouten toe. Door digitaal ondertekenen te integreren in de software die dagelijks wordt gebruikt, blijft het proces overzichtelijk en efficiënt. Gebruikers kunnen documenten vanuit hun vertrouwde omgeving aanbieden ter ondertekening, de voortgang volgen en het definitieve document direct terugvinden op de juiste plek.

Ook voor beheerders biedt dit voordelen. Tijdens de implementatie worden de benodigde rechten en koppelingen ingericht, waardoor gebruikers kunnen blijven werken zoals zij gewend zijn. Het resultaat is een proces met minder handmatige handelingen, meer controle en een lagere kans op fouten. Daarmee wordt digitaal ondertekenen niet een losstaande actie, maar een logisch onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden.

Digitaal ondertekenen als onderdeel van een toekomstbestendige werkwijze

Digitaal ondertekenen biedt organisaties meer dan alleen een sneller alternatief voor pen en papier. Door handmatige stappen te verminderen, processen beter beheersbaar te maken en ondertekenen te integreren in bestaande werkprocessen, ontstaat een efficiëntere en veiligere manier van werken. Zoals tijdens het webinar werd besproken, zit de grootste winst niet alleen in de digitale handtekening zelf, maar vooral in de optimalisatie van het volledige proces.

Benieuwd hoe digitaal ondertekenen binnen jouw organisatie kan worden ingericht? Neem contact op met onze specialisten en ontdek wat deze koppeling voor jou kan betekenen.

‍