Nieuwe Archiefwet aangenomen: wat betekent dit voor griffies en informatiebeheer?

Wat verandert er met de nieuwe Archiefwet?

Met de nieuwe Archiefwet wil de overheid beter aansluiten op de digitale praktijk van vandaag. Een van de belangrijkste veranderingen is dat de overbrengingstermijn van overheidsinformatie wordt verkort van 20 naar 10 jaar. Dat betekent dat informatie veel eerder moet worden overgebracht naar een archiefdienst.

Daarnaast richt de wet zich nadrukkelijker op digitaal informatiebeheer. Niet alleen traditionele documenten vallen hieronder, maar ook e-mails, chatberichten, websites en audiovisuele informatie zoals videotulen. Overheden moeten ervoor zorgen dat deze informatie duurzaam toegankelijk, vindbaar en beheersbaar blijft.

De wet legt daarmee meer nadruk op goed informatiebeheer tijdens het dagelijkse werkproces. Informatie moet niet pas bij archivering worden georganiseerd, maar vanaf het moment dat deze ontstaat. Denk aan het vastleggen van metadata, het toepassen van bewaartermijnen en het centraal beheren van informatie.

Waarom is dit juist voor griffies relevant?‍

Voor griffies raakt de nieuwe Archiefwet direct aan de dagelijkse praktijk. Overheden verwerken grote hoeveelheden bestuurlijke informatie: van vergaderstukken en besluiten tot moties, amendementen en videotulen. Al deze informatie moet niet alleen nu toegankelijk zijn, maar ook jaren later nog vindbaar en bruikbaar blijven.

Tegelijkertijd groeit de druk op transparantie en informatievoorziening. Inwoners verwachten snelle toegang tot openbare informatie en ook Woo-verzoeken vragen om goed georganiseerde en eenvoudig terugvindbare dossiers.

Juist daarom wordt goed informatiebeheer steeds belangrijker. Wanneer informatie verspreid staat over verschillende systemen of onvoldoende is vastgelegd, kost het terugvinden van stukken veel tijd. Door informatie vanaf het begin goed te structureren, kunnen griffies efficiënter werken en blijft belangrijke bestuurlijke informatie duurzaam toegankelijk.

Van archiveren achteraf naar grip vanaf het begin‍

De nieuwe Archiefwet laat zien dat informatiebeheer steeds minder een proces achteraf wordt. Waar archivering vroeger vaak pas aan het einde van de informatiecyclus aandacht kreeg, verschuift de focus nu naar grip vanaf het eerste moment. Informatie moet namelijk niet alleen bewaard blijven, maar ook jarenlang toegankelijk, betrouwbaar en vindbaar zijn.

Dat vraagt om een andere manier van werken. Documenten, e-mails, vergaderstukken en videotulen ontstaan dagelijks in verschillende systemen en via verschillende kanalen. Zonder duidelijke structuur raakt informatie versnipperd, waardoor het terugvinden of overdragen van informatie steeds lastiger wordt.

Juist daarom wordt het belangrijker om informatie direct goed vast te leggen en te beheren. Denk aan het toevoegen van metadata, het toepassen van bewaartermijnen en het centraal organiseren van informatie. Niet alleen om te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook om efficiënter samen te werken en informatie sneller beschikbaar te maken voor collega’s, inwoners en archiefdiensten.

Ook videotulen en audiovisuele informatie tellen mee

De nieuwe Archiefwet richt zich niet alleen op traditionele documenten, maar ook op digitale en audiovisuele informatie. Dat maakt dit onderwerp extra relevant voor overheden, waar steeds meer bestuurlijke informatie wordt vastgelegd in video-opnames en videotulen.

Vergaderingen bevatten waardevolle context rondom besluitvorming, discussies en toezeggingen. Juist daarom wordt het belangrijker om ook deze informatie duurzaam toegankelijk en goed doorzoekbaar te houden. Daarbij spelen metadata, opslag, vindbaarheid en overdracht naar e-depots een steeds grotere rol.

In de praktijk brengt dat nieuwe uitdagingen met zich mee. Videobestanden zijn groot, moeten langdurig bewaard blijven en moeten ook jaren later nog toegankelijk zijn in een bruikbaar formaat. Daarnaast moet informatie eenvoudig terug te vinden zijn voor inwoners, medewerkers en archiefdiensten.

Bij NotuBiz ondersteunen we overheden al langer bij het beheren en archiveren van videotulen en bestuurlijke informatie. Zo realiseerden we al meerdere overdrachten naar verschillende e-depotleveranciers, inclusief bijbehorende metadata en politieke context.

‍

Hoe Record Management hierbij ondersteunt

Met Record Management ondersteunt NotuBiz overheden bij het beheren van bestuurlijke informatie binnen het Politiek Portaal. Vergaderingen, besluiten, documenten en videotulen worden daarbij niet alleen opgeslagen, maar in samenhang beheerd en voorbereid op duurzame archivering.

Binnen de module kunnen vergaderingen bijvoorbeeld worden bevroren om authenticiteit en duurzame toegankelijkheid te waarborgen. Daarnaast ondersteunt Record Management het toepassen van bewaartermijnen vanuit de selectielijst, classificatie, metadata en het voorbereiden van overbrenging naar een e-depot via gestandaardiseerde SIP-files.

Juist doordat videotulen, documenten, metadata en binnen één omgeving samenkomen, blijft informatie ook op de langetermijn beter toegankelijk, vindbaar en in context beschikbaar. Dat helpt overheden niet alleen bij het voldoen aan de Archiefwet en Woo, maar ook bij het toekomstbestendig organiseren van bestuurlijke informatie.

Goed informatiebeheer begint vandaag

De nieuwe Archiefwet laat zien dat goed informatiebeheer steeds belangrijker wordt voor overheden. Het draait daarbij niet alleen om het bewaren van informatie, maar vooral om het duurzaam toegankelijk, vindbaar en beheersbaar houden ervan.

Voor griffies, informatiebeheerders en archivarissen betekent dit dat informatiebeheer steeds meer onderdeel wordt van het dagelijkse werkproces. Juist daarom is het belangrijk om tijdig na te denken over processen, samenwerking en systemen. Want een toekomstbestendige informatiehuishouding begint niet pas bij het archief, maar bij de manier waarop informatie vandaag wordt georganiseerd.

Benieuwd hoe NotuBiz hierbij ondersteunt? Bekijk hier de mogelijkheden óf neem contact met ons op.

‍