Het belang van digitaal archiveren

Het speelveld van archivering

Raadsinformatie is tegenwoordig veelal digitaal te raadplegen. Er is en komt steeds meer data beschikbaar, ook in verschillende vormen en soorten. Denk aan een vergaderagenda met agendapunten, documenten en stemmingen. Alle documenten leggen een digitale weg af en moeten uiteindelijk ook digitaal worden gearchiveerd volgens de Archiefwet. Binnen een BIS, SIS of RIS zijn veel van deze digitale documenten en overige informatie aanwezig. Een uniek voorbeeld daarvan zijn de videotulen. In de selectielijst van 2021 is vastgelegd dat videotulen gearchiveerd moeten worden. Videotulen bevat veel meer informatie dan alleen de video-opname. Videotulen zijn complexe, meervoudige informatie-objecten, bestaande uit een samenstel van onder andere de agenda, (raad)stukken, besluitenlijst met stemmingen en de video-opname met sprekersindexering.

‍

Kwaliteitseisen van archivering

Het goed beheren van informatie is niet alleen van belang voor de toekomst, maar ook voor nu zodat inwoners van uw gemeente, waterschap of provincie een duidelijk beeld krijgen van wat zich in de vergadering heeft afgespeeld. Dat betekent dat het niet voldoende is om videotulen naar een documentmanagement- (DMS) of zaaksysteem te exporteren, zoals normaal gesproken wel met schriftelijke notulen gebeurt. Daarin is veel informatie afkomstig uit het BIS, RIS of SIS namelijk niet meer beschikbaar en interpreteerbaar. Archiveren is meer dan alleen bewaren, informatie moet duurzaam toegankelijk zijn. Dit houdt in dat informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar dient te zijn; de kwaliteitseisen van archivering. De politieke context waarin iets is gezegd of besloten is belangrijk.  

Archivering by design

Archivering begint in onze ogen bij de start, bij de creatie van informatie en data. Vanuit daar wordt informatie aangevuld en verrijkt. Selectielijsten beschrijven welke informatie hoe lang bewaard dient te worden en wat er mag worden vernietigd. Het kan zijn dat op bepaalde elementen van de vergadering een beperking op de openbaarheid van toepassing is. Uiteindelijk vindt via SIP files een overdracht plaats voor de permante bewaarplaats.

Rollen en verantwoordelijkheden binnen het proces van duurzame bewaring

Bij archiveren wordt soms nog gedacht dat het een taak is van het archief. Uiteraard speelt de archivaris een belangrijke rol, maar de afdeling Documentatie Informatie Voorziening (DIV) en de griffie zijn ook van belang. Vooral bij het starten van het proces van archivering, is de griffier aan zet. Wij sluiten ons aan bij de aanbeveling van het Nationaal Archief om bij de aanschaf van een nieuwe applicatie al na te denken over het archiveren van informatie. Maak het direct belangrijk, dan zit je niet met een probleem als het zo ver is dat je moet gaan archiveren.

Wat kom je tegen bij duurzaam bewaren, tegen welke zaken loop je aan?

Gemeenten moeten nu jaren aan informatie bekijken. Dat is even een klus, maar daarna is het een doorlopend proces. Dit verandert de beleving en de manier van werken. Door de samenwerking en verdeling van de werklast tussen griffie, DIV en archief ontstaat er een overzichtelijke manier van werken: de griffie checkt of de informatie compleet is, de DIV-medewerkers op welke manier de informatie bij het archief moet worden aangeleverd. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij griffie. Door gebruik te maken van elkaars kennis en aan de slag te gaan met archiveren van raadsinformatie,  gaat het proces sneller, hoe meer ermee gewerkt wordt.