Een soepele overstap en stevige samenwerking: waarom Oosterhout koos voor NotuBiz

De overstap naar NotuBiz: ‘Alsof het vanzelf ging’

De overstap naar het nieuwe raadsinformatiesysteem verliep volgens Eric opmerkelijk soepel. “We zijn eigenlijk volledig ontzorgd. NotuBiz dacht echt met ons mee: wat hebben we, wat willen we behouden, en hoe regelen we dat zo goed mogelijk? Vanuit het vorige systeem kon ik alle gegevens exporteren en bij jullie aanleveren. Dat is één-op-één overgenomen.”

Het staat in groot contrast met eerdere leveranciers: “Het liep nooit echt. Op een gegeven moment dacht ik zelfs: ligt het aan óns? Stellen wij te hoge eisen?” De samenwerking met NotuBiz betekende een omslag. “Het ging gewoon vanzelf. Het voelde goed, juridisch klopte het, en alles zat ineens in de juiste flow.”

Ook richting de raad verliep de overgang probleemloos. “Ik geloof heel erg in aan de slag gaan en gewoon dingen proberen. Marijn(consultant red.) heeft ons, als griffie, bij het inregelen van het systeemuitvoerig meegenomen en voorbeelden van andere gemeentes laten zien. Wij konden, met korte lijntjes als het nodig was, snel oplossingen en helderheidbieden. De raad heeft er dus rustig aan kunnen wennen. Inmiddels vinden ze het systeem erg gebruiksvriendelijk. Het is veilig, onder andere dankzij twee-factor-authenticatie, en daar is iedereen positief over. Wat ook goed werkt: notificaties en instellingen die je zelf kunt aanpassen, precies zoals het bij je past. Iedereen heeft zijn eigen manier van werken, en het systeem ondersteunt dat.”

Leren van elkaar

Voor de raad zijn geen aparte trainingen georganiseerd, maar dat was ook nauwelijks nodig. “We hebben een raadslid dat ook in een andere gemeente zit en al bekend was met de Attenderingen module. Die heeft hier zelf een presentatie gegeven over hoe hij het gebruikt – dat werkte uitstekend. Jullie systeem leent zich goed voor dit soort uitwisseling.” Ook een stagiair leverde een mooie bijdrage. “Die gaf een interactieve presentatie over de functies, en we hebben losse sessies gehouden over handig zoeken, attenderingen en moties indienen. Dat werkte voor ons beter dan één grote training.”

De Lange Termijn Agenda (LTA): regie tussen raad en college

Een ander terugkerend thema is de regie op de planning van raadsvoorstellen. “Het college zoekt naar manieren om meer grip te krijgen op de planning en voorbereiding van hun voorstellen. Wij zijn gaan kijken of de lange termijn agenda (LTA) daar een rol in kan spelen.”

Traditioneel wordt de LTA ingezet voor grotere onderwerpen of dossiers, maar de vraag is of hij ook geschikt is om de planning van alle raadsvoorstellente structureren. “Er is vaak onduidelijkheid: van wie is die regie eigenlijk? Formeel bepaalt de raad wanneer hij wat wenst te bespreken. Maar als je kijkt naar de praktijk, dan zou het veel waardevoller zijn als het college ook actief betrokken wordt bij het gebruik van de LTA. Daar zit echt winst.”

Themadossiers als collectief geheugen

Waar Oosterhout veel van verwacht, zijn de Themadossiers. “Het is visueel aantrekkelijk, overzichtelijk en zorgt dat je grote onderwerpen op een goede manier kunt delen en documenteren,” zegt Joke Rosiers, raadsadviseur bij de griffie. Ze heeft inmiddels al ervaring opgedaan: “Tekstblokken aanmaken, verslepen, kleuren aanpassen – het wijst zichzelf. Ook het koppelen van documenten en links gaat heel intuïtief.”

Eric is enthousiast: “Ja, de inhoudelijke kant moet je natuurlijk wel zelf goed beheren. Maar de techniek zit goed in elkaar. Het is gebruiksvriendelijk en sluit goed aan op de behoefte om een collectief geheugen op te bouwen binnen de raad.”

Een frisse blik op data en technologie

Op de vraag of Eric een samenwerking met NotuBiz zou aanraden, is hij helder: “Zeker. We zijn laatst nog gebeld door een andere gemeente. Die collega’s zitten in een vergelijkbaar traject en wilden weten hoe wij het ervaren.” Wat hem vooral opvalt, is hoe sterk NotuBiz is veranderd ten opzichte van vroeger.

“Toen ik hier begon, was NotuBiz voor ons geen optie. Te conservatief, te gesloten. Maar jullie hebben je opnieuw uitgevonden. Jullie zijn veel vrijer naar data gaan kijken, werken nu vanuit technologische kracht én het idee van ontzorgen. Dat is precies wat wij nodig hebben. We willen geen lock-in, maar wel iemand die het technisch voor ons regelt, zonder dat wij alles zelf hoeven te bedenken.”

Recordmanagement en de archiefwet

Ook richting de toekomst ziet Eric grote voordelen. “De Archiefwet verplicht ons om echt werk te maken van goede archivering. Dat lukt nog niet altijd, ook omdat we beiden afhankelijk zijn van hoe andere organisaties er mee omgaan. Hoe e-depots, archieven en gemeentes dit allemaal willen organiseren en welke standaarden er gebruikt moeten worden. Maar het idee dat we straks via de module Recordmanagement alles netjes kunnen wegzetten én dat we toch partner blijven van NotuBiz – dat is voor ons precies goed. Jullie ontwikkelen door, blijven ons aanscherpen, en faciliteren waar nodig.”

‍

‘NotuBiz is één van onze belangrijkste communicatiemiddelen’

Wat blijft hangen in het gesprek met Eric, is het vertrouwen dat hij uitspreekt. Niet alleen in het systeem, maar ook in de samenwerking. “Jullie zijn voor ons één van de belangrijkste communicatiemiddelen. Via jullie ontsluiten we de raadsstukken en delen we de vergaderingen. Daarnaast hebben we een weekblad met terugkoppeling en soms delen we iets op de sociale media van de gemeente. Maar als we echt iets goed willen delen, doen we dat via NotuBiz.”

In verkiezingstijd is er vaak extra aandacht voorzichtbaarheid, maar Eric hoopt vooral dat de aandacht in de tussenliggende jaren niet verslapt. “Juist dan moet je blijven communiceren. Daar helpt een goed systeem enorm bij. En dat hebben we nu.”