2 februari 2022

Uit onderzoek blijkt dat het archiveren van videotulen voor veel overheden zwaar valt

Uitgelicht

Artikel

Archiveren

Decoratieve afbeelding

Blijf op de hoogte

Nieuwe kennisitems direct in uw mail? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Gelukt! Je aanmelding is ontvangen.
Oeps! Er ging iets verkeerd. Probeer het opnieuw.

Savannah Heijtmeijer

Product Marketeer

LinkedIn icoon

Inleiding

Videotulen, opnamen van raadsvergaderingen in combinatie met relevante informatie zoals agenda’s, besluiten en metadata, moeten worden bewaard voor toekomstig gebruik. Binnenlands Bestuur, de Vereniging van Griffiers en softwareleverancier NotuBiz zochten uit hoe ver lokale overheden zijn met het archiveren van videotulen.

De meeste lokale overheden zijn de oriëntatiefase nog niet voorbij. Dat betekent ook dat veel gemeenten nog niet duidelijk hebben wat er videotulen moet gebeuren nadat deze zijn opgesteld en dat er nog niet wordt gearchiveerd. In dit artikel leggen we uit wat videotulen precies zijn, gaan we in op de resultaten van het onderzoek en geven we u tips om aan de slag te gaan met het archiveren van uw videotulen!

Wat zijn videotulen?

Overheidsinformatie is tegenwoordig veelal digitaal te raadplegen. Ook verslaglegging van politieke vergaderingen, zoals commissie-, raads- en Statenvergaderingen, is digitaal via audiovisuele opnames beschikbaar. Door de toename aan technologische mogelijkheden kunnen deze opnames verrijkt worden met verschillende andere data, zoals agenda’s, besluitenlijsten, vergaderstukken ondertiteling en (extra) metadata. Deze verrijkte audiovisuele verslagen worden ook wel videotulen genoemd en moeten volgens de Archiefwet worden gearchiveerd.

“Uit onderzoek blijkt dat relatief veel gemeenten worstelen met het toegankelijk maken van videotulen: opslaan is één ding, maar hoe zorg je dat mensen er ook echt iets aan hebben?”

Onderzoek in samenwerking met de VvG en Binnenlands Bestuur

Door middel van een enquête onderzochten Binnenlands Bestuur, de Vereniging van Griffiers en NotuBiz de stand van zaken rondom videotulen. Hoe ver zijn lokale overheden met het archiveren van videotulen? Weten ze wat er wettelijk van ze wordt verlangd? Tegen welke uitdagingen lopen ze aan? De enquête stond in juni en juli 2021 op binnenlandsbestuur.nl en werd ingevuld door honderdvijftig deelnemers. Onder hen bevonden zich veel griffiers en informatieadviseurs, maar ook raadsleden en beleidsmedewerkers. De meesten van hen waren op het moment van invullen werkzaam bij een gemeente.

Resultaten van het onderzoek

Uit het onderzoek blijkt dat de meeste lokale overheden zich nog oriënteren op de mogelijkheden voor archivering van videotulen. Het overgrote deel heeft een vorm van tijdelijke bewaring ingericht, in het bestuurs-, raads- of stateninformatiesysteem (BIS, RIS, SIS) dan wel bij de leverancier die webcasts van de raadsvergaderingen voor ze organiseert. 30 procent van de ondervraagden geeft aan dat de organisatie bezig is met de aankoop of inrichting van een e-depot. Deze digitale archiefbewaarplaats wordt door veel gemeenten dan ook nog gemist. Bij slechts 32 procent heeft het archief een e-depot beschikbaar. Ook worstelen relatief veel deelnemers met het toegankelijk maken van videotulen: opslaan is één ding, maar hoe zorg je dat mensen er ook echt iets aan hebben? Zo schrijft één respondent als voornaamste uitdaging: ‘De langdurige bewaring in context van andere archiefstukken mét behoud van de metadata, zoals spreker/ onderwerp/ tijdstip.’

Lees het volledige artikel

Binnenlands Bestuur heeft op basis van het onderzoek en een interview met onze specialisten Mariska Petray (Productowner) en Niki van de Loo (R&D Manager) een artikel gepubliceerd op hun website.

Dat is de ingekorte versie van het bladartikel. Het volledige artikel vindt u in nummer 2 van Binnenlands Bestuur.

“Wij adviseren om álle beschikbare informatie over te dragen aan het streek- of gemeentearchief, ook informatie die nu nog niet goed doorzoekbaar is.”

Zeven aanbevelingen voor het archiveren van videotulen

Wilt u hier meer over weten? Lees ook ons artikel over het duurzaam archiveren van videotulen!

Archiveren van videotulen zwaar? Niet met NotuBiz!

Om klanten op het gebied van het archiveren van videotulen te ontzorgen, biedt NotuBiz een gebruiksvriendelijke archiveringsoplossing verschillende mogelijkheden waarmee gemeenten, provincies en waterschappen hun videotulen eenvoudig en overzichtelijk kunnen bewaren en kunnen voorbereiden op uiteindelijke overbrenging naar een archiefbewaarplaats, zoals een e-depot.

Lees meer over onze archiveringsoplossing

Decoratieve chevron
Meer lezen?

Wellicht ook interessant

Interview

Algemeen

Interview met Bart Bambach - product owner bij NotuBiz: "Geen dag is hetzelfde."

Bart deelt met ons wat het zo leuk maakt om als product owner aan de slag te gaan.

Lees meer
13/9/2022

Artikel

Bestuurlijke besluitvorming

Stroomlijn eenvoudig jouw besluitvormingsproces

In dit artikel gaan we in op de voordelen van een geïntegreerd besluitvormingsproces binnen Politiek Portaal en de verschillende onderdelen die zorgen voor een heldere besluitvorming van ambtenaar tot inwoner.

Lees meer
30/8/2022

Blog

Archiveren

Het belang van digitaal archiveren

Begin juni gaven wij een workshop over het belang van duurzaam bewaren en de rol van de griffier hierin. Kon je daar niet bij zijn? In deze blog lees je er alles over!

Lees meer
14/7/2022

Interview

Algemeen

Interview met Bart Bambach - product owner bij NotuBiz: "Geen dag is hetzelfde."

Bart deelt met ons wat het zo leuk maakt om als product owner aan de slag te gaan.

Lees meer
13/9/2022

Artikel

Bestuurlijke besluitvorming

Stroomlijn eenvoudig jouw besluitvormingsproces

In dit artikel gaan we in op de voordelen van een geïntegreerd besluitvormingsproces binnen Politiek Portaal en de verschillende onderdelen die zorgen voor een heldere besluitvorming van ambtenaar tot inwoner.

Lees meer
30/8/2022

Blog

Archiveren

Het belang van digitaal archiveren

Begin juni gaven wij een workshop over het belang van duurzaam bewaren en de rol van de griffier hierin. Kon je daar niet bij zijn? In deze blog lees je er alles over!

Lees meer
14/7/2022
Bekijk alle artikelen
Decoratieve pijl