Terugblik op co-creatie Themadossiers

Wat is co-creatie?

In een co-creatie traject wordt een groep klanten gevraagd mee te denken over de producten en diensten die NotuBiz ontwikkelt. Voorafgaand aan de sessie wordt er door onze Product Owners nagedacht over de invulling van een product, dat vervolgens wordt getest bij klanten in verschillende iteraties.

Wij vinden het ontzettend belangrijk om klanten te betrekken bij de ontwikkeling van onze producten. Zij zijn immers de gebruikers van het product. Tijdens dit soort sessies delen we onze visie over de producten met klanten en bespreken we samen de mogelijkheden van het systeem. Daarnaast maakt een co-creatie sessie het voor klanten mogelijk om direct invloed uit te oefenen op de producten die wij creëren. Samen met andere klanten discussiëren over processen, inrichting van het systeem en belangrijke leerpunten is ook waardevol. Hoe meer mensen aan tafel, hoe meer ideeën hieruit voortvloeien.

“Co-creaties zijn onderdeel van onze visie. Wij ontwikkelen eigenlijk niets zonder dat we met klanten in gesprek gaan erover. Het werk dat wij doen, doen we voor de klant, dus het is belangrijk dat het product hen ontzorgt en compleet aansluit bij hun wensen.” (Savannah Heijtmeijer, Innovatiemanager NotuBiz)

Over Themadossiers

We leven in een samenleving waar informatie in overvloed beschikbaar is. Ook binnen het besluitvormingsproces moeten zowel raadsleden en collegeleden, als ook burgers en ambtenaren zich een weg banen door stukken, voorstellen en moties. Dat maakt het lastig om grip en overzicht te houden. Themadossiers zorgt voor een overzichtelijke weergave van informatie, zodat burgers, raadsleden maar ook statenleden snel informatie kunnen terugvinden over wat er speelt binnen de organisatie. Daarnaast maakt deze nieuwe ontwikkeling verhoudingen tussen informatie makkelijker te begrijpen.

Hoe ervaren klanten het proces?

Eén van de klanten die meedoet aan de co-creatie sessie voor Themadossiers is Provincie Overijssel. We vroegen Marijke Göttgens, Adviseur informatievoorziening bij de Provincie, hoe zij de co-creatie ervaarde:

Waarom kiezen jullie er als organisatie voor om mee te doen aan een ontwikkeltraject in co-creatie met NotuBiz?

Wij willen onze informatie meer transparant en makkelijk vindbaar maken door uit het ‘denkpatroon’ van vergaderstructuren te stappen. Door het invoeren van themadossiers creëer je een extra manier van zoeken en vinden die beter past bij inwoners, én bij specifieke zoekvragen van Raads- en Statenleden. Bijvoorbeeld wanneer je verdieping zoekt in het verleden van een dossier. Het project themadossiers zorgt voor een overzichtelijke weergave van informatie, waarbij de manier waarop een besluit tot stand komt beter te begrijpen is. Ook willen we hiermee beter zichtbaar maken wanneer invloed uitgeoefend kan worden, bijvoorbeeld door inwoners. We doen mee met de co-creatie groep, omdat we op deze manier invloed kunnen uitoefenen op het resultaat van de module. Daarnaast stelt het ons in staat om zo snel mogelijk van start te kunnen!

Welke waarde zal dit project opleveren binnen jullie organisatie?

Wij hebben al langere tijd de wens om de module Themadossiers te ontwikkelen. Niet alleen Provinciale Staten, maar ook de ambtelijke organisatie ziet het belang van dit project in. Deze samenwerking is voor ons erg belangrijk. Om onze doelen op de lange termijn te behalen, is een goed werkend RIS of SIS slechts een eerste stap. Dit is het moment om al na te denken over de wijze waarop we onze dossiers actueel houden. Welke rollen en taakverdeling past daarbij? Hoe beperken we de tijdsinvestering voor het vullen van de dossiers? Hoe gaan we inwoners meer betrekken bij de politiek? Door nu actief mee te denken over deze vragen en de antwoorden te verweven binnen het ontwikkeltraject hopen we tot een systeem te komen dat niet alleen waarde oplevert voor onze organisatie en inwoners, maar ook voor vele anderen.

“Co-creaties met grote groepen klanten geven ons meerdere invalshoeken. Niet iedere klant heeft namelijk hetzelfde werkproces. Op deze manier krijgen we meerdere kanten van het verhaal en wegen we alle belangen mee. Soms komen er ook nieuwe ideeën vanuit klanten, wat altijd mooi is.”(Savannah Heijtmeijer, Innovatiemanager NotuBiz)

Hartelijk dank aan al onze klanten

We waarderen de input van iedereen die aanwezig was tijdens deze sessie. De openheid en eerlijkheid van onze klanten hebben deze bijeenkomst zeer waardevol gemaakt en we kijken er positief op terug. Nu is het aan onze medewerkers om alle ontvangen wensen en ideeën te structureren en aan de slag te gaan met het ontwikkeltraject. Hierbij zullen we uiteraard nauw samenwerken met onze klanten om optimaal aan te sluiten bij alle werkprocessen.

Meer weten?

Is jouw organisatie klant bij NotuBiz en wil je meer weten over Themadossiers of wil je meedenken in een volgende co-creatie sessie? Neem contact op met onze Innovatiemanager, Savannah Heijtmeijer, via communicatie@notubiz.nl.

‍