Bij NotuBiz geloven wij in een integraal agenderingsproces dat efficiënt door meerdere stappen en applicaties kan worden doorlopen. Niet alleen voor het secretariaat en de griffie, maar ook voor stellers, wethouders en raadsleden. In slechts enkele stappen ondersteunt NotuBiz het gehele agenderingsproces. Integraal en volledig digitaal vanuit één platform.
In deze blog nemen wij u kort mee door deze stappen en kunt u onderaan de pagina het volledige whitepaper downloaden!
Het agenderingsproces start in het zaak- of documentmanagementsysteem. Hier stelt de steller het voorstel op en voegt alle benodigde metadata toe. Voordat het voorstel doorgezet kan worden naar het college en/of de raad voor behandeling en besluitvorming, dient de steller goedkeuring te krijgen op het voorstel. Deze stap in het proces vindt tevens in het zaaksysteem of DMS plaats aan de hand van de accorderingsstructuur in de interne organisatie.
Als het voorstel is opgesteld en intern is goedgekeurd, kan het voorstel worden doorgezet naar het college en/of de raad. Het voorstel komt daarmee eerst bij het secretariaat of de griffie terecht, welke het voorstel incl. metadata en eventuele bijlagen ophalen of uploaden in Politiek Portaal. Na het verder instellen of verrijken van metadata-velden, kan het voorstel worden geagendeerd en worden gepubliceerd.
Met het Politiek Portaal is het dus mogelijk om een volledig integraal agenderingsproces in te richten binnen één platform. Daarin kunnen diverse andere systemen worden geïtegreerd, zodat van verschillende taakspecifieke applicaties en componenten gebruik kan worden gemaakt vanuit één werkomgeving. Zo wordt de administratieve last voor beheerders verlaagd en kunnen gebruikers in een minimaal aantal kliks alle informatie vinden.
Een voorstel wordt in het zaak- of documentmanagement-systeem door de steller opgesteld. Hier wordt de metadata toegevoegd en eventuele bijbehorende bijlages in de zaak of het dossier bij het voorstel geplaatst.
Als het voorstel is opgesteld, moet het, voordat het op de college- of raadsagenda kan worden geplaatst, worden goedgekeurd. Ook dit wordt door de steller geïnitieerd in het zaak- of documentmanagementsysteem.
Als het voorstel in de interne organisatie is goedgekeurd, kan het worden doorgezet naar het secretariaat of de griffie. Een secretariaats- of griffiemedewerker kan binnen het NotuBiz platform het voorstel eenvoudig ophalen of uploaden in een module of een vergaderagenda.
In het NotuBiz platform hebben secretariaats- en griffiemedewerkers de mogelijkheid om het opgehaalde of geüploade voorstel verder in te stellen en/of (extra) metadata toe te voegen. Zo kan de status van het voorstel en het voorgestelde besluit worden toegevoegd.
Als alles naar wens is ingesteld en/of verrijkt, kan het secretariaat of de griffie het voorstel op een overleg of vergadering met één klik agenderen en koppelen aan een agenda-punt. Dit kan direct vanuit een module of binnen de agenda-editor.
Als het voorstel op een vergadering is geagendeerd, hoeft het secretariaat of de griffie de vergadering alleen nog te publiceren. Via Attenderingen krijgen college- of raadsleden direct een melding van het geagendeerde voorstel in hun mailbox.
Wilt u meer weten over de ondersteuning die NotuBiz biedt op het gebied van het agenderingsproces en de mogelijkheden daarbinnen om uw gehele werkproces van opstellen naar publiceren en van steller naar inwoner digitaal te laten verlopen? Download direct het whitepaper!
Klantcasus
Algemeen
Onlangs heeft NotuBiz het implementatietraject voor het raadsinformatiesysteem van de gemeente Midden-Groningen afgerond. Wij spraken met Albert de Vries, projectleider van de aanbesteding en implementatie van het RIS van de gemeente. Wij vroegen hem hoe hij de samenwerking heeft ervaren, hoe het traject is verlopen en wat de uitdagingen waren.
Lees meerArtikel
Common Ground
In een wereld waarin we hoofdzakelijk digitaal werken, wordt informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen steeds belangrijker. Als het gaat om besluitvorming zijn er binnen een organisatie veel omgevingen die gebruikt worden voor het opstellen en verzamelen van informatie. Kopiëren, plakken, scannen en dubbel invoeren geeft een enorme belasting op de betrokken medewerkers.
Lees meerArtikel
Archiveren
Voor velen van jullie klinken woorden als 'archivering,' 'e-Depot,' en 'archiefwet' vast bekend in de oren. Het archiveren van informatie is niet alleen van belang voor goede bedrijfsvoering, maar ook voor het afleggen van publieke verantwoording. Wij kunnen het ons voorstellen dat niet iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het proces omtrent archivering. In dit artikel lichten we het belang toe van het archiveren van besluitvormingsinformatie en nemen we samen de stappen door van een optimaal recordmanagementproces.
Lees meerKlantcasus
Algemeen
Onlangs heeft NotuBiz het implementatietraject voor het raadsinformatiesysteem van de gemeente Midden-Groningen afgerond. Wij spraken met Albert de Vries, projectleider van de aanbesteding en implementatie van het RIS van de gemeente. Wij vroegen hem hoe hij de samenwerking heeft ervaren, hoe het traject is verlopen en wat de uitdagingen waren.
Lees meerArtikel
Common Ground
In een wereld waarin we hoofdzakelijk digitaal werken, wordt informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen steeds belangrijker. Als het gaat om besluitvorming zijn er binnen een organisatie veel omgevingen die gebruikt worden voor het opstellen en verzamelen van informatie. Kopiëren, plakken, scannen en dubbel invoeren geeft een enorme belasting op de betrokken medewerkers.
Lees meerArtikel
Archiveren
Voor velen van jullie klinken woorden als 'archivering,' 'e-Depot,' en 'archiefwet' vast bekend in de oren. Het archiveren van informatie is niet alleen van belang voor goede bedrijfsvoering, maar ook voor het afleggen van publieke verantwoording. Wij kunnen het ons voorstellen dat niet iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het proces omtrent archivering. In dit artikel lichten we het belang toe van het archiveren van besluitvormingsinformatie en nemen we samen de stappen door van een optimaal recordmanagementproces.
Lees meer