Bij NotuBiz geloven wij in een integraal agenderingsproces dat efficiënt door meerdere stappen en applicaties kan worden doorlopen. Niet alleen voor het secretariaat en de griffie, maar ook voor stellers, wethouders en raadsleden. In slechts enkele stappen ondersteunt NotuBiz het gehele agenderingsproces. Integraal en volledig digitaal vanuit één platform.
In deze blog nemen wij u kort mee door deze stappen en kunt u onderaan de pagina het volledige whitepaper downloaden!
Het agenderingsproces start in het zaak- of documentmanagementsysteem. Hier stelt de steller het voorstel op en voegt alle benodigde metadata toe. Voordat het voorstel doorgezet kan worden naar het college en/of de raad voor behandeling en besluitvorming, dient de steller goedkeuring te krijgen op het voorstel. Deze stap in het proces vindt tevens in het zaaksysteem of DMS plaats aan de hand van de accorderingsstructuur in de interne organisatie.
Als het voorstel is opgesteld en intern is goedgekeurd, kan het voorstel worden doorgezet naar het college en/of de raad. Het voorstel komt daarmee eerst bij het secretariaat of de griffie terecht, welke het voorstel incl. metadata en eventuele bijlagen ophalen of uploaden in Politiek Portaal. Na het verder instellen of verrijken van metadata-velden, kan het voorstel worden geagendeerd en worden gepubliceerd.
Met het Politiek Portaal is het dus mogelijk om een volledig integraal agenderingsproces in te richten binnen één platform. Daarin kunnen diverse andere systemen worden geïtegreerd, zodat van verschillende taakspecifieke applicaties en componenten gebruik kan worden gemaakt vanuit één werkomgeving. Zo wordt de administratieve last voor beheerders verlaagd en kunnen gebruikers in een minimaal aantal kliks alle informatie vinden.
Een voorstel wordt in het zaak- of documentmanagement-systeem door de steller opgesteld. Hier wordt de metadata toegevoegd en eventuele bijbehorende bijlages in de zaak of het dossier bij het voorstel geplaatst.
Als het voorstel is opgesteld, moet het, voordat het op de college- of raadsagenda kan worden geplaatst, worden goedgekeurd. Ook dit wordt door de steller geïnitieerd in het zaak- of documentmanagementsysteem.
Als het voorstel in de interne organisatie is goedgekeurd, kan het worden doorgezet naar het secretariaat of de griffie. Een secretariaats- of griffiemedewerker kan binnen het NotuBiz platform het voorstel eenvoudig ophalen of uploaden in een module of een vergaderagenda.
In het NotuBiz platform hebben secretariaats- en griffiemedewerkers de mogelijkheid om het opgehaalde of geüploade voorstel verder in te stellen en/of (extra) metadata toe te voegen. Zo kan de status van het voorstel en het voorgestelde besluit worden toegevoegd.
Als alles naar wens is ingesteld en/of verrijkt, kan het secretariaat of de griffie het voorstel op een overleg of vergadering met één klik agenderen en koppelen aan een agenda-punt. Dit kan direct vanuit een module of binnen de agenda-editor.
Als het voorstel op een vergadering is geagendeerd, hoeft het secretariaat of de griffie de vergadering alleen nog te publiceren. Via Attenderingen krijgen college- of raadsleden direct een melding van het geagendeerde voorstel in hun mailbox.
Wilt u meer weten over de ondersteuning die NotuBiz biedt op het gebied van het agenderingsproces en de mogelijkheden daarbinnen om uw gehele werkproces van opstellen naar publiceren en van steller naar inwoner digitaal te laten verlopen? Download direct het whitepaper!
Artikel
Algemeen
Je hoort het woord burgerparticipatie vast vaker langskomen. Het is een trend die momenteel veel gemeenten, waterschappen en provincies in zijn greep houdt. Want hoe betrek je burgers écht binnen jouw bestuurlijke strategie? In dit artikel lichten we kort de term burgerparticipatie toe, bespreken we het belang ervan en leggen we je uit hoe je burgers effectief kunt betrekken.
Lees meerInterview
Algemeen
Arjan Erkens is bestuursadviseur bij Wetterskip Fryslân. Wij interviewden hem om meer te leren over zijn functie, welke uitdagingen deze met zich meebrengen en hoe zijn functie de komende tijd zal veranderen. Daarnaast vertelt hij welke stappen er genomen moeten worden op gebied van beveiliging om kwalitatieve besluitvorming te bevorderen.
Lees meerInterview
Algemeen
In aanloop naar de verkiezingsperiode zijn we in gesprek gegaan met de adjunct-Statengriffier van de Provincie Fryslân, Bram de Groot. We vroegen hem over zijn functie, de voorbereidingen binnen de griffie en zijn visie op de rol van de griffie in informatievoorziening naar statenleden.
Lees meerArtikel
Algemeen
Je hoort het woord burgerparticipatie vast vaker langskomen. Het is een trend die momenteel veel gemeenten, waterschappen en provincies in zijn greep houdt. Want hoe betrek je burgers écht binnen jouw bestuurlijke strategie? In dit artikel lichten we kort de term burgerparticipatie toe, bespreken we het belang ervan en leggen we je uit hoe je burgers effectief kunt betrekken.
Lees meerInterview
Algemeen
Arjan Erkens is bestuursadviseur bij Wetterskip Fryslân. Wij interviewden hem om meer te leren over zijn functie, welke uitdagingen deze met zich meebrengen en hoe zijn functie de komende tijd zal veranderen. Daarnaast vertelt hij welke stappen er genomen moeten worden op gebied van beveiliging om kwalitatieve besluitvorming te bevorderen.
Lees meerInterview
Algemeen
In aanloop naar de verkiezingsperiode zijn we in gesprek gegaan met de adjunct-Statengriffier van de Provincie Fryslân, Bram de Groot. We vroegen hem over zijn functie, de voorbereidingen binnen de griffie en zijn visie op de rol van de griffie in informatievoorziening naar statenleden.
Lees meer