Interview met de gemeente Altena: “Het is mooi dat de LTA is ontwikkeld”

Wat is een lange termijn agenda?

De gemeenteraad stelt onder andere kaders vast en controleert het college. Om dit op een goede en gestructureerde manier te doen, is het belangrijk dat college en gemeenteraad van elkaar weten welke onderwerpen wanneer om bespreking of besluitvorming vragen. Vandaar dat in samenspraak tussen raad, college en ambtelijke organisatie vaak een lange termijn planning, ook wel een Lange Termijn Agenda (LTA) genoemd, wordt opgesteld. De LTA moet overzicht geven van welke onderwerpen besproken worden binnen de gemeente, inzicht geven in de voortgang en planning van deze onderwerpen, als ook meer houvast bieden op de agenda op lange(re) termijn.

Zo weten inwoners wat wanneer aan bod komt, weten ambtenaren wanneer hun onderwerpen en stukken besproken worden en weten raadsleden ver van tevoren op welke onderwerpen zij zich moeten inlezen.

‍

“Binnen gemeente Altena was grote behoefte aan een duidelijk overzicht en een up-to-date planning. We wilden deze informatie op een gemakkelijke manier ontsluiten. ”

‍

Hoe werd voor de module gebruik gemaakt van een Lange Termijn Agenda?

“Vóór de implementatie van de lange termijn agenda van NotuBiz maakten wij gebruik van een Word bestand. Hierin stonden wat kleurtjes en werd gebruik gemaakt van een indeling op basis van de begroting en het zoeken op tijden. Twee keer per jaar werd het bestand voorgelegd aan het presidium. Het was dus een statisch document dat maar twee keer per jaar werd gepubliceerd. We plaatsen het in de dossiermodule binnen Politiek Portaal en publiceerden een link daarnaar in het intranet. Ambtenaren werden vervolgens gewezen op de LTA, maar het was vaak niet goed in beeld bij mensen.”

Wat was de reden om aan het co-creatie traject van NotuBiz mee te doen?

“Bij gemeente Altena waren wij al enige tijd op zoek naar een passende oplossing voor onze lange termijn planning. Er was grote behoefte aan een duidelijk overzicht en een up-to-date planning. We wilden deze informatie op een gemakkelijke manier ontsluiten. We hebben daarover ook met NotuBiz verschillende gesprekken gehad en onze wensen geuit. Toen het co-creatietraject voorbij kwam, moesten en wilden we natuurlijk wel meedoen.”

Hoe verliep de samenwerking met NotuBiz tijdens het traject?

“De samenwerking met NotuBiz was erg plezierig. De communicatie was volledig open, medewerkers dachten proactief mee en afspraken werden goed opgevolgd. Als er werd afgestemd dat NotuBiz de ontwerpen en designs voor de volgende sessie zou uitwerken en presenteren, dan gebeurde dit ook. Zo werden de sessies goed benut en konden we iedere keer naar iets nieuws kijken. Het hele traject was erg deskundig en professioneel.”

‍

“Binnen gemeente Altena kijken we al langer naar de mogelijkheden van een Lange Termijn Agenda binnen NotuBiz en ik vind het dan ook mooi dat het nu ontwikkeld is.”

‍

Wat vind je ervan dat Altena de eerste gemeente is die de module gebruikt?

“Heel erg leuk en stiekem ook een klein beetje terecht. Voor mijn functie als griffier bij gemeente Altena heb ik bij verschillende andere gemeenten gewerkt. Al bij deze gemeenten had ik een idee wat ik met een lange termijn agenda wilde en hoe het goed als een instrument gebruikt kan worden. Binnen gemeente Altena kijken we al langer naar de mogelijkheden binnen NotuBiz en ik vind het dan ook mooi dat het nu ontwikkeld is. Daarbij is het natuurlijk heel leuk dat wij als gemeente de eerste zijn.”

Wat wil je nog meegeven aan andere gemeenten over de Lange Termijn Agenda?

“De LTA is een communicatie instrument voor college, raad en organisatie om te zien wanneer iets wordt verwacht. Als je het als communicatie instrument wilt gebruiken en digitaal beschikbaar stelt en houdt, dan is het ook altijd up-to-date en juist. Ik zou zeggen kijk vooral eens in het raadsinformatiesysteem van Altena en bekijk de Lange Termijn Agenda daar!”

Wilt u zelf de voordelen van de LTA ervaren?

Met de Lange Termijn Agenda van NotuBiz kunt u uw bestuurlijke planning snel en eenvoudig opstellen en beheren. De LTA sluit naadloos aan op bestaande functionaliteiten binnen Politiek Portaal. Dit maakt het mogelijk om zonder extra inspanning een helder overzicht te creëren van de belangrijkste onderwerpen, toezeggingen en moties. Eenvoudig te beheren en altijd up-to-date! U heeft geen Excel, interne map of mailverkeer meer nodig om uw lange termijn planning op te stellen en te verwerken, waardoor u veel tijd bespaart.

Wilt u alle voordelen bekijken? Vraag via onze brochure aan!