Interview gemeente Delft: “Wij waren op zoek naar een betrouwbare partner”

Raymond Jeene is sinds 2015 griffier bij gemeente Delft en zodoende verantwoordelijk voor de ondersteuning van de gemeenteraad en het RIS. Rens Elst is sinds 2007 werkzaam bij de gemeente en was als communicatieadviseur nauw betrokken bij het implementatietraject.

Heeft gemeente Delft eerder met NotuBiz gewerkt?

Rens Elst: “Sinds 2007 werk ik al bij gemeente Delft en in die tijd was de gemeente klant bij NotuBiz. Dat was toen nog voor de audioverslaglegging. Uiteindelijk zijn we de webcasting via een andere leverancier  gaan doen en kwamen we voor het raadsinformatiesysteem bij SIM uit. Omdat SIM in 2020 gestopt is met het leveren daarvan, was het voor gemeente Delft noodzakelijk om het RIS aan te besteden en op zoek te gaan naar een nieuwe leverancier en partner.”

Raymond Jeene: “Zelf heb ik tot 2015 bij gemeente Rotterdam gewerkt, waar de raad ook gebruikmaakt van het RIS van NotuBiz. Vanuit deze tijd wist ik dan ook nog het een en ander. Er is de afgelopen jaren echter wel veel gebeurd. NotuBiz heeft niet stilgezeten. Binnen Politiek Portaal is zoveel meer mogelijk dan zeven jaar geleden, toen ik nog bij gemeente Rotterdam werkte. Bijvoorbeeld als het gaat om het aanleggen van themadossiers en de ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming. Dat is allemaal nieuw en maken we bij gemeente Delft graag meteen gebruik van.”

‍

“We wilden niet een unieke oplossing, maar juist een bewezen en degelijke oplossing die er over vijf jaar nog steeds zou zijn.”

‍

Waar was gemeente Delft naar op zoek?

Raymond Jeene: “Wij waren op zoek naar zekerheid. We wilden niet een unieke oplossing, maar juist een bewezen en degelijke oplossing die er over vijf jaar nog steeds zou zijn. Stabiliteit vind ik persoonlijk erg belangrijk. Ik heb liever een systeem dat constant een 7,5 is, dan een systeem dat bij vlagen een 9 is, maar daarna weer terugvalt. We vinden het belangrijk dat onze RIS leverancier draagvlak heeft en dus over een grote klantenbase beschikt met verschillende klanten met gelijksoortige wensen en behoeftes als gemeente Delft. NotuBiz kwam mede hierdoor als winnaar van de aanbesteding uit de bus.”

Hoe is het implementatietraject verlopen?

“Het implementatietraject is grotendeels afgerond en binnen de griffie werken we alweer enkele maanden met het systeem, waardoor je haast alweer gewend zou raken aan alle nieuwe mogelijkheden. Over het algemeen zijn we heel tevreden over het implementatietraject en de werking van Politiek Portaal. Vooral over de stemmingsmodule NotuVote zijn we buitengewoon tevreden. In deze tijd van corona vind ook in gemeente Delft de besluitvorming digitaal plaatst en met NotuVote verloopt dat allemaal heel soepel. Vooraf hadden we daar nog onze twijfels over, maar alle zorgen bleken ongegrond te zijn.”

Zijn de doelstellingen van de aanbesteding behaald?

“Het doel van de aanbesteding was de vervanging van het RIS omdat de toenmalige leverancier zou stoppen met de levering daarvan. Daarbij was het voor ons ook van belang dat er met het nieuwe RIS verschillende verbeteringen zouden worden doorgevoerd. Eén van deze punten was een verbetering in de manier van zoeken. Voorheen moesten raadsleden via Google naar informatie zoeken, omdat deze in het ‘oude’ RIS van SIM helaas niet makkelijk terug te vinden was. In Politiek Portaal is daar tijdens de implementatie door de NotuBiz consultants veel aandacht aan besteedt, waardoor het zoeken nu een stuk beter werkt.”

‍

“We willen echt het hele systeem benutten en alle voordelen uit Politiek Portaal halen.”

‍

Wat vinden raadsleden van het nieuwe RIS?

“Raadsleden zijn over het algemeen ook tevreden met het nieuwe systeem. We hebben tijdens de implementatie ook veel aandacht besteedt aan de betrokkenheid van de raadsleden. Je wilt namelijk dat alle leden mee kunnen komen en uiteindelijk tevreden zijn met de ondersteuning, ondanks alle verschillende kennisniveaus en wensen.

Vanuit de raad was er ook de wens om de Schriftelijke vragen overzichtelijker neer te zetten en voor de Moties was er de vraag om meer filteringen en selecties aan te kunnen brengen. Dat was eerst helemaal niet mogelijk en werd er gewerkt met onoverzichtelijke Excel-lijstjes en losse Word-documenten. Nu staan de Schriftelijke vragen netjes in een lijst en kunnen er voor de Moties verschillende filteringen worden aangebracht en selecties worden gemaakt. Daar waren onze raadsleden heel blij mee.”

Krijgt gemeente Delft ook reacties van inwoners op het nieuwe RIS?

“We hebben nog geen negatieve reacties gekregen. Dat zegt vaak genoeg. Dat komt misschien ook omdat wij tijdens de aanbesteding als ook de implementatie niet alleen de griffie en de raadsleden hebben betrokken. We hebben er juist expliciet voor gekozen om ook inwoners te betrekken. Gemeente Delft is nauw betrokken met de Technische Universiteit, waardoor we ook veel inwoners hebben die op technisch vlak kunnen en willen meedenken met de gemeente. Bij de implementatie van de module Raadsvoorstellen en de daaraan gekoppelde Beleidshistorie hebben we bijvoorbeeld goed gekeken naar de doelgroep voor wie dit was bedoeld. De Beleidshistorie toont een overzicht van een voorstel met tijdlijn en alle belangrijke documenten. Wie kijken daar in de praktijk naar. Zijn dat de raadsleden, of wordt het veel meer gebruikt door inwoners? En welke stappen en welke informatie moet dan precies inzichtelijk zijn? Die antwoorden krijg je eigenlijk alleen door inwoners direct in dit denkproces te betrekken.”

‍

“NotuBiz heeft hard gewerkt om het hele RIS in korte tijd te implementeren en in te richten. Nu hebben we ruimte om ook naar extra wensen en behoeften te kijken.”

‍

Waar wordt momenteel nog aan gewerkt?

“We zijn blij dat het hele implementatietraject achter de rug is. De komende tijd zullen we vooral aandacht besteden aan het verder uitleggen van alle mogelijkheden aan onze raadsleden en commissies. We willen echt het hele systeem benutten en alle voordelen uit Politiek Portaal halen. Momenteel werken nog niet alle raadsleden en commissies op dezelfde manier met het systeem. We willen juist graag zien dat iedereen hetzelfde werkproces aanhoudt, zodat alle functionaliteiten optimaal worden gebruikt.

Daarnaast wordt de digitale handtekening momenteel geïmplementeerd. Dat was binnen de aanbesteding een wens voor de toekomst, maar wordt in samenwerking met NotuBiz nu al gerealiseerd. NotuBiz heeft hard gewerkt om het hele RIS in korte tijd te implementeren en in te richten. Nu hebben we ruimte om ook naar extra wensen en behoeften te kijken. Voor nu zijn we dan ook heel tevreden.”

Whitepaper ‘Een volledig integraal besluitvormingsproces’

Gemeente Delft heeft binnen Politiek Portaal het gehele besluitvormingsproces ingericht. Van agenderen naar archiveren. Wilt u meer weten over de ondersteuning die NotuBiz biedt op het gebied van bestuurlijke besluitvorming en de mogelijkheden daarbinnen om uw gehele werkproces van agenderen naar archiveren en van steller naar inwoner digitaal te laten verlopen? Download direct het whitepaper!