28 maart 2022

Gemeente Hulst twintigste klant digitale archivering

Uitgelicht

Blog

Archiveren

Decoratieve afbeelding

Blijf op de hoogte

Nieuwe kennisitems direct in uw mail? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Gelukt! Je aanmelding is ontvangen.
Oeps! Er ging iets verkeerd. Probeer het opnieuw.

Silke Niehof

Accountmanager

LinkedIn icoon

Inleiding

Sinds eind 2021 maakt gemeente Hulst gebruik van onze module digitale archivering. Daarmee is het onze twintigste klant die gebruikmaakt van deze module. Alle reden voor onze salesmanager Dudok van Dalen en accountmanager Silke Niehof om een bezoekje te brengen aan de griffie van de gemeente met een lekkere taart!

Gemeente Hulst is een trouwe klant van NotuBiz

Vanaf 2008 maakt gemeente Hulst gebruik van ons raadsinformatiesysteem (RIS) om de raadsagenda, documenten en audio- en/of videotulen in te verwerken. Dit betekent dat er in de afgelopen vijftien jaar veel (openbare) informatie digitaal is verwerkt die volgens de archiefwet tot in den eeuwigheid duurzaam bewaard dient te blijven. Een belangrijk argument voor de griffier – Dirk van Bunder – en de gemeente om deze informatie via het RIS archiefklaar te maken en uiteindelijk uit te leveren aan het E-depot van het archief (Zeeuws archief).

Gemeente Hulst maakt nu enkele maanden gebruik van de module digitale archivering en kan recordmanagement uitvoeren op de informatie binnen het RIS. Dit heeft de griffie al voor verschillende vergaderingen gebruikt, waardoor informatie tegen wijzigingen is beschermd en archiefklaar gemaakt kan worden.

Waarom digitale archivering?

De Archiefwet schrijft voor dat overheidsorganen informatie op een goede manier bewaren. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheden zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Als er een audiovisuele opname van de vergaderingen van de raad en de commissies wordt gemaakt, dan moeten deze worden bewaard. Vanuit de Selectielijst archiefbescheiden worden agenda’s, verslagen, opnames en besluitenlijsten van de bestuurlijke besluitvorming onder categorie 19.1.6 aangemerkt als te bewaren informatie. Toepassing van deze selectielijst is vanuit de Archiefwet verplicht.

Dit betekent dus dat videotulen moeten worden gearchiveerd en na een periode van maximaal 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van uw organisatie.

NotuBiz steunt het goede doel SBNN Kenya

Naast griffier is Dirk ook al actief voor SBNN Kenya, een organisatie die zich inzet voor het opzetten en verbeteren van het onderwijs in Kenia. Als dank voor zijn inzet voor NotuBiz heeft onze organisatie een bedrag gedoneerd aan deze stichting.

In 2004 werd gestart met de steun aan twee basisscholen en nu bouwt SBNN aan infrastructuur van 28 publieke scholen. Dit heeft erin geresulteerd dat er momenteel ruim 10.000 kinderen in een gezonde en veilige omgeving onderwijs kunnen genieten aan de oevers van het Victoriameer. Ondanks de covid-19 pandemie heeft Dirk ook in de afgelopen twee jaar geprobeerd waar mogelijk dit project te ondersteunen in Kenia. Sinds 2019 werkt SBNN samen met de Wilde Ganzen. Voor meer informatie over dit project kunt u ook kijken op www.sbnn.nl

Decoratieve chevron
Meer lezen?

Wellicht ook interessant

Artikel

Algemeen

Hercertificering ISO 9001 en 27001

In februari zijn wij wederom hergecertificeerd voor de komende drie jaar voor zowel ons ISO 9001 als ons ISO 27001 certificaat. Hiermee zijn we weer conform verklaard aan de internationaal erkende normen voor kwaliteitmanagement en informatiebeveiliging en borgen we de kwaliteit en veiligheid van ons platform.

Lees meer
14/3/2024

Klantcasus

Algemeen

Succesvolle implementatie bij provincie Gelderland: in gesprek met het projectteam

In een recent interview hebben we gesproken met Yvonne (functioneel beheer), Peter (functioneel beheer), Karin (projectmanager), Mitchell (Statenadviseur) en Audrey (informatiemanager/ kwartiermaker) van de Provincie Gelderland over de succesvolle implementatie van hun SIS/BIS-systeem.

Lees meer
22/2/2024

Artikel

Algemeen

Terugblik op co-creatie Themadossiers

Op 22 januari 2024 stond bij NotuBiz een co-creatie voor onze nieuwe module Themadossiers op het programma. Tijdens de co-creatie namen we klanten, zowel digitaal als fysiek, mee in het eerste concept design voor de nieuwe module. Er werd gebrainstormd over de belangrijkste voordelen die de module biedt aan burgers, raadsleden en het college. Daarnaast zijn we met klanten in gesprek gegaan over de functionaliteiten die in de module beschikbaar moeten worden gemaakt.

Lees meer
5/2/2024

Artikel

Algemeen

Hercertificering ISO 9001 en 27001

In februari zijn wij wederom hergecertificeerd voor de komende drie jaar voor zowel ons ISO 9001 als ons ISO 27001 certificaat. Hiermee zijn we weer conform verklaard aan de internationaal erkende normen voor kwaliteitmanagement en informatiebeveiliging en borgen we de kwaliteit en veiligheid van ons platform.

Lees meer
14/3/2024

Klantcasus

Algemeen

Succesvolle implementatie bij provincie Gelderland: in gesprek met het projectteam

In een recent interview hebben we gesproken met Yvonne (functioneel beheer), Peter (functioneel beheer), Karin (projectmanager), Mitchell (Statenadviseur) en Audrey (informatiemanager/ kwartiermaker) van de Provincie Gelderland over de succesvolle implementatie van hun SIS/BIS-systeem.

Lees meer
22/2/2024

Artikel

Algemeen

Terugblik op co-creatie Themadossiers

Op 22 januari 2024 stond bij NotuBiz een co-creatie voor onze nieuwe module Themadossiers op het programma. Tijdens de co-creatie namen we klanten, zowel digitaal als fysiek, mee in het eerste concept design voor de nieuwe module. Er werd gebrainstormd over de belangrijkste voordelen die de module biedt aan burgers, raadsleden en het college. Daarnaast zijn we met klanten in gesprek gegaan over de functionaliteiten die in de module beschikbaar moeten worden gemaakt.

Lees meer
5/2/2024
Bekijk alle artikelen
Decoratieve pijl