28 maart 2022

Gemeente Hulst twintigste klant digitale archivering

Uitgelicht

Blog

Archiveren

Decoratieve afbeelding

Blijf op de hoogte

Nieuwe kennisitems direct in uw mail? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Gelukt! Je aanmelding is ontvangen.
Oeps! Er ging iets verkeerd. Probeer het opnieuw.

Silke Niehof

Accountmanager

LinkedIn icoon

Inleiding

Sinds eind 2021 maakt gemeente Hulst gebruik van onze module digitale archivering. Daarmee is het onze twintigste klant die gebruikmaakt van deze module. Alle reden voor onze salesmanager Dudok van Dalen en accountmanager Silke Niehof om een bezoekje te brengen aan de griffie van de gemeente met een lekkere taart!

Gemeente Hulst is een trouwe klant van NotuBiz

Vanaf 2008 maakt gemeente Hulst gebruik van ons raadsinformatiesysteem (RIS) om de raadsagenda, documenten en audio- en/of videotulen in te verwerken. Dit betekent dat er in de afgelopen vijftien jaar veel (openbare) informatie digitaal is verwerkt die volgens de archiefwet tot in den eeuwigheid duurzaam bewaard dient te blijven. Een belangrijk argument voor de griffier – Dirk van Bunder – en de gemeente om deze informatie via het RIS archiefklaar te maken en uiteindelijk uit te leveren aan het E-depot van het archief (Zeeuws archief).

Gemeente Hulst maakt nu enkele maanden gebruik van de module digitale archivering en kan recordmanagement uitvoeren op de informatie binnen het RIS. Dit heeft de griffie al voor verschillende vergaderingen gebruikt, waardoor informatie tegen wijzigingen is beschermd en archiefklaar gemaakt kan worden.

Waarom digitale archivering?

De Archiefwet schrijft voor dat overheidsorganen informatie op een goede manier bewaren. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheden zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Als er een audiovisuele opname van de vergaderingen van de raad en de commissies wordt gemaakt, dan moeten deze worden bewaard. Vanuit de Selectielijst archiefbescheiden worden agenda’s, verslagen, opnames en besluitenlijsten van de bestuurlijke besluitvorming onder categorie 19.1.6 aangemerkt als te bewaren informatie. Toepassing van deze selectielijst is vanuit de Archiefwet verplicht.

Dit betekent dus dat videotulen moeten worden gearchiveerd en na een periode van maximaal 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van uw organisatie.

NotuBiz steunt het goede doel SBNN Kenya

Naast griffier is Dirk ook al actief voor SBNN Kenya, een organisatie die zich inzet voor het opzetten en verbeteren van het onderwijs in Kenia. Als dank voor zijn inzet voor NotuBiz heeft onze organisatie een bedrag gedoneerd aan deze stichting.

In 2004 werd gestart met de steun aan twee basisscholen en nu bouwt SBNN aan infrastructuur van 28 publieke scholen. Dit heeft erin geresulteerd dat er momenteel ruim 10.000 kinderen in een gezonde en veilige omgeving onderwijs kunnen genieten aan de oevers van het Victoriameer. Ondanks de covid-19 pandemie heeft Dirk ook in de afgelopen twee jaar geprobeerd waar mogelijk dit project te ondersteunen in Kenia. Sinds 2019 werkt SBNN samen met de Wilde Ganzen. Voor meer informatie over dit project kunt u ook kijken op www.sbnn.nl

Decoratieve chevron
Meer lezen?

Wellicht ook interessant

Klantcasus

Algemeen

Succesvolle implementatie bij gemeente Hellendoorn: in gesprek met de projectmanager

Onlangs hebben we gemeente Hellendoorn als nieuwe klant mogen verwelkomen. Omdat wij nieuwsgierig zijn naar nieuwe perspectieven en graag blijven verbeteren, zijn we met de gemeente in gesprek gegaan.

Lees meer
19/9/2024

Artikel

Algemeen

Creëer openbaar inzicht in de bestuurlijke planning

Met de Lange Termijn Agenda (LTA) bieden we een dynamisch overzicht van de bestuurlijke planning dat beschikbaar is voor alle partijen van college tot raad. In dit artikel geven verschillende gemeentes voorbeelden over de inrichting van de LTA.

Lees meer
6/9/2024

Artikel

Algemeen

Wat je als griffie moet weten over de Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) verplicht overheidsorganisaties om informatie actief openbaar te maken. Maar wat betekent dat precies voor jou als griffier? Je leest het in dit artikel!

Lees meer
18/6/2024

Klantcasus

Algemeen

Succesvolle implementatie bij gemeente Hellendoorn: in gesprek met de projectmanager

Onlangs hebben we gemeente Hellendoorn als nieuwe klant mogen verwelkomen. Omdat wij nieuwsgierig zijn naar nieuwe perspectieven en graag blijven verbeteren, zijn we met de gemeente in gesprek gegaan.

Lees meer
19/9/2024

Artikel

Algemeen

Creëer openbaar inzicht in de bestuurlijke planning

Met de Lange Termijn Agenda (LTA) bieden we een dynamisch overzicht van de bestuurlijke planning dat beschikbaar is voor alle partijen van college tot raad. In dit artikel geven verschillende gemeentes voorbeelden over de inrichting van de LTA.

Lees meer
6/9/2024

Artikel

Algemeen

Wat je als griffie moet weten over de Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) verplicht overheidsorganisaties om informatie actief openbaar te maken. Maar wat betekent dat precies voor jou als griffier? Je leest het in dit artikel!

Lees meer
18/6/2024
Bekijk alle artikelen
Decoratieve pijl