Een volledig integraal besluitvormingsproces

Van agenderen naar archiveren

Binnen Politiek Portaal is het mogelijk om alle stappen in het bestuurlijke besluitvormingsproces digitaal te laten verlopen. Zo kunt u naar wens het werkproces inrichten vanaf het moment van agenderen, helemaal naar het moment van archiveren, en alle stappen daar tussenin. Met NotuBiz worden alle processtappen vanuit één platform ondersteund.

Van indiener naar inwoner

Binnen Politiek Portaal worden alle gebruikers in het bestuurlijke besluitvormingsproces ondersteund. Zo wordt het werkproces van verschillende personen gefaciliteerd, van stellers helemaal naar inwoners, en alle gebruikers daar tussenin. Met NotuBiz kan eenieder in het gehele vergader- en besluitvormingsproces vanuit één platform werken en informatie raadplegen.

In zeven stappen naar volledig digitale besluitvorming

Met Politiek Portaal is het dus mogelijk om een volledig integraal besluitvormingsproces in te richten binnen één platform. Daarin kunnen diverse andere systemen worden geïntegreerd, zodat van verschillende taakspecifieke applicaties en componenten gebruik kan worden gemaakt vanuit één werkomgeving. Zo wordt de administratieve last voor beheerders verlaagd en kunnen gebruikers in een minimaal aantal kliks alle informatie vinden.

1. Agenderen

Zodra een behandelvoorstel gereed is om te agenderen op een college-, commissie of raadsvergadering, koppelt de beheerder het voorstel aan de juiste vergadering. Het voorstel kan direct aan een agendapunt worden toegevoegd.

2. Voorbereiden

Zodra de agenda’s en/of documenten gepubliceerd zijn, kunnen de vergaderdeelnemers zich voorbereiden op de vergadering met behulp van de vergaderapp en de webomgeving. Via de zoekmachine kunnen relevante stukken worden opgezocht.

3. Vergaderen

Tijdens de vergaderingen hebben deelnemers toegang tot alle functies waar zij rechten voor hebben. Via de vergaderapp en webomgeving kunnen zij eenvoudig de agenda en alle vergaderdocumenten raadplegen en notities maken en/of delen.

4. Besluitvorming

Als beraadslaging is geweest, kunnen vergaderdeelnemers overgaan op besluitvorming. Binnen de webomgeving kan via een gebruiksvriendelijke interface digitaal worden gestemd en kunnen besluiten direct worden geregistreerd en ondertekend.

5. Publiceren

Nadat de besluiten zijn vastgelegd in een automatisch te genereren besluitenlijst, wordt deze online (digitaal ondertekend en) gepubliceerd. Ook de opgestelde videotulen en overzichtelijke beleidshistorie zijn na afloop online te raadplegen.

6. Recordmanagement

Als de vergadering compleet is, kan deze bevroren worden. Hiermee start het recordmanagementproces waarmee informatie op basis van de selectielijsten bewaard, beheerd en voorbereid kan worden voor vernietiging of archivering.

7. Archiveren

Als het bewaartermijn van data is verstreken, dient u deze data over te brengen naar een e-Depot ter archivering. In het NotuBiz systeem wordt de data in een SIP-file op basis van het TopX formaat met een koppeling overgebracht naar het e-Depot.

Download het whitepaper!

Wilt u meer weten over de ondersteuning die NotuBiz biedt op het gebied van bestuurlijke besluitvorming en de mogelijkheden daarbinnen om uw gehele werkproces van agenderen naar archiveren en van steller naar inwoner digitaal te laten verlopen? Download direct het whitepaper!