Bestuurlijk Besluitvorming live bij de ABG-organisatie: ‘Het traject heeft tijd en uniform werken opgeleverd’

ABG heeft gekozen voor Bestuurlijke Besluitvorming, maar wat is dat precies?

Bestuurlijke besluitvorming is binnen gemeenten en provincies één van de belangrijkste kernprocessen. Het bepaalt immers het beleid dat een gemeente of provincie voert: alle belangrijke beslissingen worden in dit proces, door verschillende stakeholders, genomen.

Het proces van bestuurlijke besluitvorming kent een vast patroon; opstellen, doorsturen, beoordelen, accorderen, besluiten, agenderen, samenvoegen en vergaderen. Nadat adviezen, voorstellen of nota’s zijn opgesteld moeten diverse leidinggevenden en financiële- en juridische controllers hun handtekening zetten om akkoord te geven. Uiteindelijk komen de stukken via de directeur of gemeentesecretaris bij het college terecht. Vanuit dit gremium worden de raadsvoorstellen doorgezet naar de griffie. NotuBiz maakt in het bestuurlijke besluitvormingsproces optimaal gebruik van kritische functionaliteiten, documenten en andere metadateringen van het onderliggend zaak- of DMS-systeem. Zo ook binnen de ABG-gemeenten.

‍

“Sinds de samenwerking met NotuBiz is het proces van de bestuurlijke besluitvorming binnen de ABG-organisatie verbeterd en gedigitaliseerd. ”

‍

Waarom heeft ABG gekozen voor bestuurlijke besluitvorming van NotuBiz?

“De ambtelijke fusie heeft ertoe geleid dat er een nieuwe ambitie ontstond: het integraal werken in één systeem voor wat betreft het proces van besluitvorming. NotuBiz leverde al het raadsinformatiesysteem en vergaderfaciliteiten voor het college. Na enkele constructieve gesprekken ontstond de wens om de module Bestuurlijke Besluitvorming te implementeren. Een module die bij NotuBiz pas in de kinderschoenen stond. Samen met NotuBiz hebben we de modules geïmplementeerd en bijgedragen aan de ontwikkeling van het eindproduct.”

Hoe heb jij de samenwerking met NotuBiz ervaren?

Hoe ziet de bestuurlijke samenwerking er binnen de ABG-organisatie uit?

Het proces van het opstellen van een voorstel tot besluit ziet er in veel gemeente hetzelfde uit en toch zijn er verschillen. Zo is de opsteller van een voorstel bijvoorbeeld bij de ene gemeente verantwoordelijk voor het doorzetten van zijn geaccordeerde voorstel naar de gemeenteraad, in een andere gemeente is dit juist het secretariaat. Dat maakt samenwerking soms een uitdaging. Zo ook binnen de ABG-organisatie. Michel beschrijft de samenwerking als volgt:

“De bestuurlijke samenwerkingsvorm bij de ABG-organisatie is wel bijzonder. De ABG-organisatie bestaat uit drie zelfstandige gemeenten. Deze drie zelfstandige gemeenten hebben echter één ambtelijke organisatie. Dat betekent dat die ene ambtelijke organisatie bestaande uit drie colleges en drie gemeenteraden en drie burgemeesters samen het bestuur vormen. Bij elkaar veel bestuurders die ook allemaal hun eigen prioriteiten stellen. Het zal je dan ook niet verbazen dat prioriteiten van de ene gemeente soms haaks staan op de prioriteiten van de andere gemeente. Dat is erg leuk, maar zeker ook een uitdaging.”

‍

“Wat het traject heeft opgeleverd is tijd en uniform werken”

‍

Hoe kijk je als gemeentesecretaris aan tegen de situatie voor de implementatie van bestuurlijke besluitvorming van NotuBiz?

Voorafgaande aan de implementatie van bestuurlijke besluitvorming zag het er bij de ABG-organisatie niet veel anders uit dan in de meeste gemeenten, aldus Michel Tromp. Er werd een advies gemaakt, dat nog werd uitgeprint om vervolgens te voorzien van de nodige parafen. En soms was diegene net niet op kantoor om te paraferen. Omdat binnen de ABG-organisatie de opsteller van een voorstel altijd verantwoordelijk is voor zowel op inhoud als het proces, vergde dat vaak een extra inspanning.

Sinds de samenwerking met NotuBiz is het proces van de bestuurlijke besluitvorming binnen de ABG-organisatie verbeterd en gedigitaliseerd. Waar een ambtenaar nog steeds zijn advies maakt via het zaaksysteem, komt dat nu digitaal bij de gemeentesecretaris terecht. Michel Tromp vertelt dat de bestuurders blij zijn dat ze niet meer van het ene kantoortje naar het andere kantoortje hoeven te lopen om alles te tekenen. Dat doen ze nu eenvoudig en snel vanuit huis. Ook voor de bestuurders werkt het digitale proces eenvoudig. Er was slechts een korte instructie nodig en het heeft weinig moeite gekost om hen zover te krijgen met dit nieuwe proces te werken.

In onderstaande video vertelt Michel de situatie voorafgaande de implementatie:

Hoe heb je het traject met betrekking tot bestuurlijke besluitvorming ervaren?

Bestuurlijke besluitvorming is op een aantal manieren in te richten. Hierin kan de gemeente zelf kiezen welke vorm én welke spelers er onderdeel van uit maken. Michel legt dit als volgt uit: “Om van het analoge naar het digitale te komen, is doorzettingskracht nodig en een duidelijke rolverdeling. Voor veel nieuwe zaken geldt: ‘het werkt pas als je er mee werkt’ en dat geldt voor digitale besluitvorming ook.

Bestuurlijke besluitvorming is een pakket wat ingericht kan worden naar je wens. Het werkt natuurlijk pas als je er echt mee gaat werken en natuurlijk loop je dan ook tegen obstakels aan. Die hebben wij hier ook gehad, maar volgens mij is er altijd wel weer een oplossing te vinden voor het probleem wat zich op dat moment voordoet. Wij hebben op sommige momenten ook gezegd: ‘jammer dat dit niet kan’. Soms bleek dat dan wel te kunnen, dat is fijn en soms is het antwoord dat dat niet kan. Dat hoeft dan ook niet per se aan NotuBiz, maar bijvoorbeeld aan het zaaksysteem, te liggen. Dus een beetje doorzettingskracht is wel nodig.

Begin gewoon. Je kunt heel lang praten met elkaar en goede plannen maken, maar die hadden wij ook, maar ergens ontbrak het nog aan lef en gewoon doen. Wij hebben ook wel eens de datum uit moeten stellen, maar ergens moet je er gewoon voor gaan.”

Wat heeft het traject met NotuBiz jou als gemeentesecretaris opgeleverd?