“Met NotuBiz kunnen we voorop blijven lopen in de trends binnen de lokale overheid.”
Gemeente Oost Gelre, gelegen in de Achterhoek van Gelderland, is al meer dan vijftien jaar klant van NotuBiz. We spreken John Vinke, griffier van de gemeente.
Je kunt wel stellen dat de gemeente Oost Gelre een ‘NotuBiz-pionier’ is, zoals John Vinke dat zo mooi zelf noemt. De gemeente begon meer dan vijftien jaar geleden als één van de eerste gemeenten in Nederland met het online publiceren van audio verslagen. John: “Dat was toen echt iets heel nieuws, wat veel gemeenten nog niet deden. We kregen er direct positieve reacties op. We vinden het belangrijk, en leuk, om voorop te blijven lopen inde trends en ontwikkelingen binnen de lokale overheid en dat kan met NotuBiz.”
Inmiddels heeft de gemeente het bijna complete Politieke Portaal van NotuBiz, gepersonaliseerd in eigen huisstijl. De audioverslagenzijn vervangen door de mogelijkheid om live vergaderingen te volgen op de website. John: “En achteraf kun je ze natuurlijk ook terugkijken en daarin zoeken op agendapunt en spreker. Dat is voor de raadsleden ook fijn werken.”
“Met de software van NotuBiz hebben we alles in één overzicht.”
Duurzaamheid heeft binnen de gemeente altijd een grote rol gespeeld. Het is dan ook een belangrijke reden waarom de gemeente vrijwel volledig papierloos vergaderd. John: “Naast dat het Politiek Portaal er voor zorgt dat je papierloos kunt vergaderen, is het ook gewoon een heel prettig systeem om mee te werken. De schriftelijke vragen, moties, besluitenlijsten en andere memo’s zijn allemaal eenvoudig terug te vinden in één portaal. De zoekfunctie werkt ook heel goed; je zoekt op een onderwerp en alle documenten die daarop van toepassing zijn, komen naar voren. Tijdens de raadsvergadering kun je ook zoeken naar een besproken onderwerp ende daarbij behorende stukken. Er hoeft dus eigenlijk niets meer geprint of gemaild te worden.”
NotuBiz is steeds op zoek naar mogelijkheden om de werkprocessen voor zowel de griffier als de raad te vereenvoudigen. De raad kan bijvoorbeeld altijd en overal, stukken terugzoeken en inzien. John vertelt dat Politiek Portaal ervoor gezorgd heeft dat hij zijn werk makkelijker kan doen en er daardoor meer tijd over blijft om andere belangrijke dingen op te pakken: “Je hebt alles in één online overzicht; de agenda, de raadsstukken, de vergaderingen… NotuBiz heeft mijn werk als griffier makkelijker gemaakt. Er blijft voor mij meer tijd over om een adviserende rol binnen de raad in te nemen.”
“Naast dat Politiek Portaal zorgt dat er volledig papierloos kan worden vergaderd, is het ook gewoon heel prettig systeem. Alle documenten vind je heel makkelijk terug.”
Zoals ze vijftien jaar geleden koplopers waren binnen de lokale overheid op het gebied van digitale verslaglegging, willen ze dat nu nog steeds zijn. John: “En daar helpt NotuBiz aan mee. Jullie komen steeds met nieuwe ontwikkelingen en verbeterde producten en dat waardeer ik.” Er worden steeds meer eisen gesteld aan gemeenten, op bijvoorbeeld het gebied van transparantie van besluitvorming. John vindt dat een positieve ontwikkeling, al komen daar dan ook gelijk aanpassingen in het systeem bij kijken. John: “NotuBiz denkt daarin mee en komt langs om te luisteren waar behoefte aan is. Ze blijven producten steeds dóór ontwikkelen.”
John: “Ik vind het prettig dat we altijd even kunnen bellen als we ergens niet uitkomen. We hebben nu ook een klantportaal waarop we digitaal een ticket met een vraag kunnen indienen, dat werkt erg goed. Soms is bellen echter net even fijner en dat kan ook gewoon.”
“Met NotuBiz blijft ervoor mij tijd over om een meer adviserende rol binnen de raad in te nemen.”
.svg){kind=icon}