Frans Meijerink, griffier gemeente Het Bildt

“NotuBiz biedt één raadsportaal. Binnen één omgeving is alle raadsinformatie op een overzichtelijke en gemakkelijke manier terug te vinden. De communicatie tijdens de implementatie was uitstekend, ik heb gekregen wat ik voor ogen had.”

Jan Dirk Pruim, griffier gemeente Almere

"Het raadswerk gaat zich van zóeken naar vínden van informatie verplaatsen. Burgers en gekozen burgers kunnen elkaar steeds beter helpen, omdat (raads- en samenlevings)informatie te vinden is op het web. Zo is van Almere 10 jaar aan papieren raadswerk in het raadspublicatiesysteem van NotuBiz – NotuDoc – geplaatst. De toevoeging van geluids- en beeldmateriaal is een volgende stap. Systemen zoals een politiek portaal zullen steeds meer persoonlijk maatwerk mogelijk maken. Maar vanuit die persoonlijke inrichting van het vinden van informatie, biedt het systeem juist volop kansen de 'krachten' voor de (lokale) samenleving te bundelen. Dit digitale hulpmiddel zal van nog ongekende invloed zijn op de nieuwe verhouding tussen burger en gekozen burger. Om die reden mogen raden en griffies die ontwikkelingen niet veronachtzamen. Sterker nog, het zou in deze tijdsfase een welhaast een vanzelfsprekende prioriteit moeten zijn."

Griffie gemeente Rotterdam

Wat doet de raadsgriffie van Rotterdam om politiek dichter bij de burger te brengen?

Bekijk de video!


Kijk hieronder naar een interview met raadsgriffier Jaap Paans, hoofd Communicatie Patrick Schouteten en Frida Holleman, de secretaris van de raad. 

Hans Rijs, griffier gemeente Bodegraven-Reeuwijk

"We hebben een aantal aanbieders vergeleken. Met de applicatie van NotuBiz hadden we de beste klik, deze werkt gebruiksvriendelijk en heeft een automatische koppeling met het RIS dat we al hadden."

Gemeente Bodegraven-Reeuwijk was al vóór de herindeling in 2011 klant bij NotuBiz: de vergaderingen van de Reeuwijkse raad zijn vanaf eind 2008 al live én achteraf op internet te beluisteren. Ook werd er in de voormalige gemeente Reeuwijk al begonnen met het inrichten van het raadsinformatiesysteem én er is een experiment met papierloos vergaderen opgezet, toen nog op de laptop. Per januari 2011 werden Bodegraven en Reeuwijk samen een gemeente: Bodegraven-Reeuwijk. Inmiddels maakt de gemeente gebruik van zowel NotuDoc, NotuBox, NotuCast als NotuRecord van NotuBiz. Griffier Hans Rijs vertelt over de samenwerking met NotuBiz.

Is Bodegraven-Reeuwijk na de herindeling meteen met meerdere diensten van NotuBiz gaan werken?
“Begin 2011 zijn er technische aanpassingen gedaan in de raadzaal. Daarna kon het live uitzenden en digitaal archiveren van start. Intussen is het raadsinformatiesysteem steeds verder ingericht. Halverwege 2011 hebben we het papierloos vergaderen met NotuBox geïntroduceerd, halverwege 2012 werkten we volledig papierloos.”

Waarom heeft Bodegraven-Reeuwijk gekozen voor NotuBox?
“We hebben een aantal aanbieders vergeleken. Met de applicatie van NotuBiz hadden we de beste klik, deze werkt gebruiksvriendelijk en heeft een automatische koppeling met het raadsinformatiesysteem dat we al hadden. Ook het contact met de vertegenwoordiger van NotuBiz verliep prettig. Vandaar we voor NotuBox hebben gekozen.”

Hoe bevalt het werken met de diensten van NotuBiz?
“Onze gemeenteraad en de ambtelijke organisatie is erg tevreden, met name over NotuDoc. Kort geleden is ook het directieteam en het MT gestart met NotuDoc en NotuBox. Voor hen was het belangrijk dat de aantekeningen binnen de applicatie gedeeld konden worden. Nu dat mogelijk is, vergaderen zij voortaan ook digitaal met NotuBox.”

Wat vindt u van het nieuwe Politiek Portaal dat NotuBiz in 2013 bij zijn klanten introduceert?
“Het ziet er erg mooi uit, ik vind het een goede ontwikkeling. Bodegraven-Reeuwijk loopt graag mee in de kopgroep voor het krijgen van zo’n pagina. Ook de mogelijkheid tot het personaliseren van de pagina gaan we benutten, we worden de eerste gemeente met een video op de homepage van het Politiek Portaal!”

Cees Vos, griffier gemeente Dantumadiel

"Voor ambtenaren is de stream handig, zij kunnen direct meeluisteren met een onderwerp dat hen interesseert. Ook voor raadsleden biedt het een goede mogelijkheid om zichzelf en anderen terug te horen."

 
Gemeente Dantumadiel gaat een nieuwe fase van het digitaliseringsproces in de gemeente in: de raadsvergaderingen zullen voortaan live te beluisteren zijn via internet. Een heuglijk moment dat de lokale politiek beter te benaderen maakt en zo dichter bij de burger brengt. Ook voor NotuBiz als leverancier van deze dienst is het een bijzonder moment: Dantumadiel is namelijk de honderdste gemeente die NotuCast van NotuBiz afneemt! Ter ere van deze mijlpaal hielden we een interview met raadsgriffier Cees Vos.

Hoe was de verslaglegging voorheen vormgegeven?
“We namen de vergaderingen al sinds 2003 op. Tot 2010 ontvingen raadsleden deze opname altijd op cd, vanaf 2010 verstrekten we ze alleen nog op aanvraag. Het opnemen zijn we gaan doen omdat hierdoor geen twijfel bestaat over hoe iets gezegd is, en dat ook de context waarin iets is gezegd terug te luisteren is.”

Waarom heeft de gemeente voor NotuCast van NotuBiz gekozen?
“NotuBiz paste het best bij het systeem waar wij al mee werken. Bovendien gebruikt ook de buurgemeente het systeem naar tevredenheid en we hebben geconstateerd dat NotuCast de beste prijs- / kwaliteitverhouding bood.”

Wie zullen de live-uitzending gaan beluisteren denkt u?
“In de eerste plaats een aantal inwoners van de gemeente dat belang heeft bij het onderwerp dat wordt behandeld. Als iemand bijvoorbeeld inspreekt is er nu de mogelijkheid om de reactie van de gemeenteraad en het college daarop terug te luisteren. Ook voor ambtenaren is de stream handig, zij kunnen direct meeluisteren als het gaat over een onderwerp dat hen interesseert, en dat vanaf de luie stoel thuis! Tot slot biedt het een goede mogelijkheid voor raadsleden om zichzelf en anderen terug te horen.”

Welke ontwikkelingen verwacht u nog voor de toekomst op het gebied van verslaglegging?
“Een integratie van digitale mogelijkheden. Er kan heel veel, maar er zou nog veel meer verbondenheid tussen verschillende systemen en soorten informatie kunnen worden gecreëerd.
De techniek moet zover zijn dat mensen er ook echt iets mee kunnen. Raadswerk vindt toch plaats in de vrije tijd van mensen en het vraagt best een grote omschakeling om over te stappen op een andere manier van werken. Daarom begint Dantumadiel niet met het uitdelen van iPads, maar met het goed inrichten van het raadsinformatiesysteem. Dat is een flinke klus waar we de laatste jaren aan werken, en waarin de komst van NotuCast weer een stap voorwaarts is.”

Willem Meffert, griffier gemeente Pekela

"Ik ben erg tevreden. Alles is beter vindbaar nu we gebruik maken van dit systeem. Bovendien besparen we enorm veel papier en is de service van NotuBiz goed geregeld."

De verslaglegging van de vergaderingen in gemeente Pekela is per januari 2013 van een schriftelijk verslag omgezet in een doorzoekbaar digitaal audioverslag, de dienst NotuRecord van NotuBiz. Sinds januari 2013 is daar het raadsinformatiesysteem NotuDoc bijgekomen. Zo zijn alle raadsvergaderingen en de bijbehorende stukken van Pekela online te vinden. De module ‘Besloten gedeelte plus zoeken’ voor raadsleden wordt momenteel nog geïmplementeerd.
De gemeente maakt naar tevredenheid gebruik van de NotuBiz-diensten. Griffier Willem Meffert: “NotuBiz? Gewoon doen!”

Wat deed u besluiten om nieuwe dienstverlening rondom de raadsinformatie af te nemen?
“We moesten bezuinigen en de schriftelijke notulen die voorheen altijd werden gemaakt kostten jaarlijks erg veel geld. Daarnaast wilden we de vergaderingen van de raad graag wat meer toegankelijk maken voor burgers. Daarom hebben we besloten een doorzoekbaar audioverslag te laten maken van de raadsvergaderingen en de raadsstukken online te zetten. Veel goedkoper dan een schriftelijk verslag, en nu de vergaderingen en de stukken digitaal online staan kunnen burgers ze gemakkelijk raadplegen. Ook raadsleden zelf kunnen alle raadsinformatie eenvoudig terugvinden via de zoekfuncties in NotuDoc en NotuRecord. Alle raadsinformatie vanaf 2008 zit erin, inclusief de najaarsnota’s, de begrotingen en de oude schriftelijke verslagen!”

Waarom hebt u daarbij gekozen voor NotuBiz?
“Ik kende NotuBiz al van diverse beurzen en via andere griffiers. Samen met mijn collega uit Veendam heb ik een aantal demonstraties van NotuBiz bijgewoond. Ik heb ook voorbeelden bekeken van andere gemeenten, die spraken me aan. Vandaar dat we hebben gekozen voor NotuRecord en NotuDoc van NotuBiz.”

Hoe bevalt de dienstverlening via NotuBiz?
“Ik ben erg tevreden. Alles is beter vindbaar nu we gebruik maken van dit systeem. Het bespaart enorm veel papier, ik kan geïnteresseerden in de raadsagenda gewoon de digitale versie van de agenda toesturen en verwijzen naar de linkjes in NotuDoc voor de bijbehorende stukken. Dat scheelt heel wat printwerk! Ook de service van NotuBiz vind ik erg goed, zeker in vergelijking met de voorgaande leverancier. Als ik ’s ochtends iets mail naar de Helpdesk is het ’s middags vaak al geregeld!”

Sjors Heerdink, griffier Pijnacker-Nootdorp

“Zelf kende ik NotuBiz al een hele tijd als speler in deze markt. We vinden het belangrijk dat er goede koppelvlakken met onze andere digitale diensten zijn. NotuBiz bleek daar het meeste ervaring in te hebben en werd ook door de andere dienstverleners aangeraden."

Gemeente Pijnacker-Nootdorp is de tweehonderdste klant van NotuBiz. Voor de gelegenheid hielden we een interview met griffier Sjors Heerdink.

Waarom is de gemeente juist nu overgestapt op digitale verslaglegging?
“Onze gemeente kreeg net een nieuw bestuurscentrum met een nieuwe raadzaal. Voor het installeren van de apparatuur was dit dus een logisch moment. Bovendien lag er een bezuinigingsopdracht voor de griffie en de raad en waren er al geruime tijd plannen voor het meer automatiseren van het raadswerk. Dit moment was daar een perfecte gelegenheid voor.”

Wat verandert er ten opzichte van de oude manier van verslagleggen?
“Voordat we de webcast hadden, maakte een notulist een woordelijk verslag van iedere vergadering. Nu vullen we het videoverslag aan met een korte besluitenlijst die de griffie zelf maakt. De video-opname komt bij het maken van die besluitenlijst goed van pas.”

Waarom heeft de raad van Pijnacker-Nootdorp voor NotuBiz gekozen?
“Zelf kende ik NotuBiz al een hele tijd als speler in deze markt. We vinden het belangrijk dat er goede koppelvlakken met onze andere digitale diensten zijn. NotuBiz bleek daar het meeste ervaring in te hebben en werd ook door de andere dienstverleners aangeraden. Bovendien bood NotuBiz het meest complete product. Dat heb ik aangegeven aan de raadsleden. Het implementatietraject is vlot verlopen, dat was erg prettig, omdat de besluitvorming voordat er wordt gekozen voor zo’n verandering al best veel tijd in beslag neemt. Het was dus fijn dat we daarna snel van start konden. Tot nu toe zijn we erg tevreden over de dienstverlening van NotuBiz.”